Organisationsentwicklung | Führung

Onboarding in Zeiten von Homeoffice

Von Sabine Walter

Während manche Unternehmen in der Zeit der Pandemie entlassen oder Mitarbeiter in die Kurzarbeit schicken, stellen andere Unternehmen ein und müssen für sich die Frage beantworten: “Wie integrieren wir neue Kollegen, wenn alle im Homeoffice arbeiten?” Die Antwort auf diese Frage umfasst verschiedene Aspekte: Kennenlernen, Vertrauen schaffen, Kultur und Werte vermitteln, Einarbeiten – alles mit oder trotz einer digitalen Nähe.

Wir geben in diesem Artikel Empfehlungen, wie ein guter Start auch in Zeiten von Homeoffice gelingen kann.

Das Onboarding vor dem Onboarding

Ob im Rahmen des Auswahlprozesses oder vor dem ersten Arbeitstag – Sie als Arbeitgeber sollten Klarheit darüber haben, inwieweit neue Mitarbeiter die räumliche Möglichkeit haben, ungestört und produktiv von Zuhause zu arbeiten. Dazu zählt auch die Frage nach der Internetanbindung – in Deutschland leider immer noch ein Thema. Erst wenn Sie ein gemeinsames Verständnis darüber haben, was das Arbeiten von Zuhause bedeutet und beide Seiten damit einverstanden sind, können Sie die arbeitsrechtlichen, sicherheitstechnischen und technischen Rahmenbedingungen schaffen.

Vertrauen, Vertrauen, Vertrauen: Kern des Onboardings

Vertrauen ist nichts, was auf Knopfdruck entsteht. Vertrauen braucht Zeit, um zu wachsen. Was bedeutet das für den Onboarding-Prozess im Allgemeinen? Und was sind Besonderheiten in Zeiten von Homeoffice?

Gemeinsames Kennenlernen im Team

Der Onboarding-Prozess muss es ermöglichen, dass alle Teammitglieder sich gut kennenlernen. Wer sind sie? Welche Expertise, Stärken und Kompetenzen haben sie? Was brauchen die neuen und die bestehenden Teammitglieder, um einander zu vertrauen? Was brauchen die neuen Kollegen, um sich mit Kopf und Herz in das Team einzubringen und für das Erreichen der gemeinsamen Ziele zu engagieren? Was brauchen sie, um für den Erfolg des Teams und seiner Ziele zu brennen? Dazu braucht es auch außerhalb des Tagesgeschäftes Zeit und Raum.

Doch wie gelingt dieses Kennenlernen, wenn sich die Kollegen nur über Microsoft Teams oder Zoom begegnen? Hier einige Tipps für die Führungskräfte:

  • Heißen Sie neue Kollegen in einem (online) Team Jour fixe willkommen. Planen Sie ausreichend Zeit ein, dass neue Kollegen sich vorstellen können.
  • Stellen Sie neuen Kollegen einen Mentor oder Paten zur Seite, der sich in den ersten Wochen um ein gutes Ankommen der neuen Kollegen kümmert und Ansprechpartner für Fragen ist.
  • Initiieren Sie, dass neue Kollegen mit jedem Teammitglied in den ersten zwei Wochen ein (virtuelles) 1-on-1 haben, um sich in einem bilateralen Rahmen kennenzulernen.
  • Führen Sie mit neuen Kollegen am Anfang einen wöchentlichen, nach 2-3 Monaten einen zweiwöchentlichen Jour fixe durch, um ausreichend Zeit für kommunikative Austausch zu den verschiedenen Fragestellungen zu haben.

Kennenlernen der relevanten Stakeholder und Kollegen außerhalb des Teams

Damit neue Kollegen produktiv arbeiten können, müssen Sie nicht nur die direkten Teammitglieder kennenlernen sondern auch Kollegen und Stakeholder außerhalb des Teams. Auch diese Kontakte und Begegnungen sind zu planen. Damit jedoch die Menge an Informationen verarbeitet werden kann, ist es wichtig, dass Sie diese Kontakte priorisieren und das Kennenlernen über einen längeren Zeitraum ausdehnen.

Zielklarheit

Zielklarheit ist immer entscheidend, egal wo die Mitarbeiter arbeiten. Wird hauptsächlich aus dem Homeoffice gearbeitet, ist die Zielkarheit noch dringlicher. Neue Mitarbeiter müssen ab dem ersten Tag die Ziele des Unternehmens und des Teams klar verstehen. Sie werden nur dann ein vollwertiges Teammitglied werden, wenn sie sich ihnen verschreiben und erkennen, was ihr konkreter Beitrag zum Erreichen dieses Ziels ist. 

Rollen und Verantwortlichkeiten

Mit jedem Neuzugang – genau wie mit jedem Ausscheiden – verändern sich Rollen und Verantwortlichkeiten in Teams. Daher ist es ein Muss, Rollen und Verantwortlichkeiten auch in den ersten Tagen des Onboardings im Team klar zu definieren. Der Rahmen dafür ist einer der ersten Team Jours fixes in der neuen Teambesetzung. Wichtig dabei ist, dass jeder seine Rolle und Verantwortlichkeit zu einhundert Prozent annimmt und das Team gemeinsam definiert, woran sich erkennen lässt, dass die jeweilige Rolle gelebt wird. Die Chance, sowohl Rollen als auch Verantwortlichkeiten in wahrnehmbares Verhalten zu gießen, wird von vielen Teams vertan. Damit steigt das Risiko, dass Teammitglieder ein unterschiedliches Verständnis davon haben, wie die Rollen auszufüllen sind. Diese Missverständnisse führen unter Umständen zu Konflikten. Konflikte bergen das Risiko, dass Vertrauen Schaden nimmt.

Idealerweise bekommen die Teammitglieder die Rollen und Verantwortlichkeiten, die ihren Stärken und Kompetenzen entsprechen. Nur dann ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter Spaß an der Rolle haben, Höchstleistung bringen und sich voll und ganz engagieren.

Kommunikation im Team: Regeln für einen offenen und proaktiven Informations- und Erfahrungsaustausch

Ein gutes Team zeichnet sich durch einen offenen und proaktiven Informations- und Erfahrungsaustausch aus. Da jedes Teammitglied zu jeweils 100% verantwortlich dafür ist, dass dieser Austausch auch gelebt wird, ist es Mindestziel des Onboardingprozesses, den neuen Kollegen die Regeln und Eckpunkte dieses Austausches zu vermittelnIm besten Fall jedoch definiert das Team in dieser neuen Konstellation, wie es diesen offenen und proaktiven Austausch leben möchte. 

  • Welche Informationen braucht wer zwingend? Wann? In welcher Form?
  • Welche Dokumentationssysteme gibt es? Wo werden zentrale Informationen abgelegt?
  • Welche Kommunikationsplattformen, analog oder digital, gibt es?
  • Wie adressiert man am besten, wenn man das Gefühl hat, dass der offene Austausch nicht gelebt wird?
  • Wie wird kommuniziert, wenn das Team nicht am gleichen Standort sitzt oder mobiles Arbeiten die Regel ist?
  • An welchen Tagen müssen alle im Büro sein, um einen Jour fixe zu ermöglichen, bei dem alle sich gegenübersitzen?

Lessons learned: Ausreichend Zeit und Raum für ehrliches Feedback

Der Onboarding-Prozess ist eine Findungsphase. In den seltensten Fällen läuft alles sofort perfekt und ohne Rückfragen. Daher empfehle ich, bestenfalls täglich, mindestens aber wöchentlich ausreichend Zeit und Raum für ehrliches und konstruktives Feedback zu planen.

Ein Instrument dafür ist das abendliche oder freitägliche Team-Wrap-up. Um einen Fortschritt in jeder Feedbackrunde sichtbar zu machen, empfiehlt sich die Visualisierung über eine Skala von 0-10. Nachstehend einige Beispielfragen:

Auf einer Skala von 0-10, …

  • … wie gut bist du bereits im Team angekommen? Was brauchst du, damit du dich zu 100% wohl fühlst?
  • … wie klar sind für dich die Teamziele? Was brauchst du, damit sie noch klarer werden?
  • … wie stark vertrauen wir einander? Was braucht es, damit dieses Vertrauen weiter wächst?
  • … wie klar sind die Rollen und Verantwortlichkeiten im Team? Was braucht es, damit sie noch klarer werden?
  • … wie gut fühlt sich jeder informiert? Was braucht es ….

Funktionierende Infrastruktur

Ich erlebe es immer wieder, dass neue Mitarbeiter starten und mehrere Tage nicht arbeitsfähig sind, weil die IT nicht oder nicht zuverlässig bzw. vollumfänglich funktioniert. Das ist ein Armutszeugnis. Testen Sie die Infrastruktur, die die neuen Mitarbeiter brauchen, um produktiv arbeiten zu können vor deren Eintritt. Und führen Sie den Test gemeinsam mit den neuen Mitarbeitern an deren ersten Arbeitstag durch.

Einarbeitung

Einarbeitung über Online-Kommunikationsplattformen ist herausfordernd. Daher überlegen Sie, ob Teile der Einarbeitung im Büro stattfinden kann bzw. sogar stattfinden muss. Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan.

Verbindlicher Einarbeitungsplan für schnelle Produktivität

Dieser ist sowohl für die neuen Mitarbeiter als auch für die Mitarbeiter, die die Einarbeitung durchführen, verbindlich und hat Priorität. Mitarbeiter, deren Einarbeitung wegen vermeintlich dringender Fragen des Tagesgeschäftes immer wieder zurückgestellt wird, sind nicht produktiv. Daher sollte es auch in Ihrem Interesse als Führungskraft liegen, dass die Einarbeitung direkt im Anschluss an den Eintritt erfolgt. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter, die neue Kollegen einarbeiten, dafür auch Zeit und Raum erhalten und dies nicht on top zum Tagesgeschäft leisten müssen.

Unseren Kunden empfehlen wir, den Einarbeitungsplan vor dem ersten Arbeitstag mit den neuen Mitarbeitern gemeinsam zu erstellen. Denn, auch viele von ihnen wissen, was sie brauchen, um ihre Aufgabe gut ausfüllen zu können.

Wie bei jedem guten Plan, sollte auch der Einarbeitungsplan zu erreichende Ergebnisse definieren, also festlegen, was konkret wann in welcher Form vorliegen soll, bzw. welche Fragen am Ende bestimmter Etappen beantwortet sein müssen.

Aussagekräftige Dokumentation

Gerade, wenn Kollegen im Homeoffice arbeiten und neue Kollegen nicht mal schnell eine Frage über den Schreibtisch stellen können, ist eine aussagekräftige Dokumentation zu Zielen, Ansprechpartnern, Rollen und Verantwortlichkeiten, Prozessen und Systemen entscheidend. Sorgen Sie dafür, dass diese auf dem aktuellen Stand ist und gut auffindbar abgelegt wird.

Neue Mitarbeiter sind wertvolle Feedbackgeber für die Qualität der Dokumentation. Was davon ist klar und verständlich? Was ist nicht gut zu verstehen? Wie müsste man es ändern, damit auch neue Kollegen es sofort verstehen? Nutzen Sie diese Ressource, in dem Sie Feedback zu Dokumentationen aktiv einfordern und Verbesserungsvorschläge dazu auch umsetzen.

Fazit

Onboarding in Zeiten von Homeoffice erfordert mehr Vorbereitung, Struktur und Management Attention

Die Chancen, die sich für Teams bieten, wenn neue Kollegen hinzukommen, sind vielfältig. Neue Kollegen schauen oft mit einem frischen, unverbrauchten Blick auf Abläufe und Prozesse. Sie bringen neben ihrer Persönlichkeit und ihren Kompetenzen oft auch Erfahrungen aus anderen Organisationen mit. Teams, die diesen neuen Kollegen mit einer offenen Haltung gegenübertreten und Fragen, Hinweise und Ideen wohlwollend aufnehmen und, wenn möglich, in ihre Arbeitsweise integrieren, entwickeln sich kontinuierlich weiter und haben eher die Chance, ihre Ziele schneller in besserer Qualität und mit weniger Aufwand zu erreichen.

Das gelingt auch, wenn die Kollegen nicht den gleichen Büroraum teilen, erfordert aber deutlich mehr Vorbereitung, Struktur und Management Attention.

Damit es gelingt, empfehle ich:

  • Klären Sie vor dem ersten Arbeitstag, ob das Arbeiten im Homeoffice grundsätzlich produktiv möglich ist.
  • Testen Sie die erforderliche Infrastruktur vor dem Start der neuen Mitarbeiter und am ersten Tag gemeinsam mit den neuen Mitarbeitern.
  • Planen Sie für das Onboarding Zeit ein, auch abseits vom Tagesgeschäft.
  • Stellen Sie neuen Kollegen einen Paten oder Mentor zur Seite, der erster Ansprechpartner für Fragen ist.
  • Fokussieren Sie am Anfang des Onboardings auf das persönliche Kennenlernen und die Kommunikation des Zielbildes.
  • Priorisieren Sie die weiteren Informationen und das Kennenlernen wichtiger Ansprechpartner, damit alles bewusst aufgenommen und verarbeitet werden kann.
  • Stellen Sie sich dafür die Fragen: Was bräuchte ich als neuer Kollege / neue Kollegin, um den Teammitgliedern vertrauen, mich leicht integrieren und meinen Beitrag zum Teamerfolg gut leisten zu können?

Ergänzende Informationen zum Thema finden Sie auch in unserem Artikel “Virtuelle Teams führen“.

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