von Sabine Walter

Besprechungen sind ein signifikanter Produktivitätskiller und Geldvernichter in vielen Organisationen.

Warum?

Sie fressen zu viel Zeit und weisen in den seltensten Fällen am Ende konkrete Ergebnisse auf. Die Gründe dafür liegen in der Regel in fehlender oder unzureichender Vorbereitung und mangelhafter Moderation.

In diesem Newsletter teile ich 5 Aspekte, die Voraussetzungen für produktive Meetings sind.

Möge Ihnen die Anwendung der Impulse dienlich sein und zur Produktivitätssteigerung Ihrer Besprechungen beitragen.

Die Schlüsselfrage Nummer 1 eines jeden Meetings lautet: Was möchten Sie erreichen?

Welches Ergebnis soll am Ende des Meetings vorliegen?

• Geht es darum, ein Thema vorzustellen und alle offenen Fragen zu beantworten?
• Soll das Vertrauensverhältnis gestärkt werden?
• Brauchen Sie eine Entscheidung?
• ...

Je klarer das erwünschte Ergebnis, desto leichter die Moderation und desto größer die Chance, dass dieses Ergebnis auch am Ende des Meetings erreicht wird.

Jedes Meetings, das länger als fünf Minuten geht und mehr als 3 Teilnehmer hat, sollte eine Agenda haben. Bei allen anderen Besprechungen reicht es, das Ziel bzw. erwünschte Ergebnis des Austauschs klar zu benennen.

Praxistipp 1

Formulieren Sie die Agenda in Fragenform. Warum? Fragen suchen auch im Unterbewusstsein nach Antworten. Daher bringen auch Teilnehmer, die sich nicht aktiv auf die Besprechung vorbereiten, Impulse mit.

Wie könnte eine solche Agenda aussehen?

Beispiel für eine Agenda in Fragenform

• Welche Ergebnisse haben wir in der letzten Woche erreicht?
• Was steht im Fokus dieser Woche?
• Was wollen wir am Ende der Woche in diesem Fokusthema erreicht haben?
• Was müssen wir heute zwingend entscheiden, damit wir das Ergebnis erreichen?

Praxistipp 2

Prüfen Sie im Vorfeld, ob Agenda und zeitlicher Rahmen realistisch zueinander passen. Ich erlebe es immer wieder, dass standardmäßig 30 oder 60 Minuten eingeplant werden, die Themen der Agenda aber die doppelte oder dreifache Zeit benötigen würden, um wirklich abschließend entschieden werden zu können.

Je mehr Personen an einer Besprechung teilnehmen, desto größer die Komplexität und desto herausfordernder die Moderation.

Daher sollten Sie sehr genau überlegen, wen Sie zu der Besprechung einladen.

Schlüsselfrage:
Wer kann zu dem Ergebnis, das ich am Ende der Besprechung erreichen möchte, einen zielführenden Beitrag leisten?

Die Personen, die nichts beitragen können, für die aber das Ergebnis der Besprechung relevant ist, erhalten das Protokoll.

Es braucht eine Person, die aktiv die Moderation der Besprechung übernimmt, folgende Dinge im Blick hat und aktiv daraufhin führt:

• Erwünschtes Ergebnis
• Agenda / den roten Faden
• Zeitrahmen
• Präsenz und Einbindung aller Teilnehmer

Steuerungsfragen helfen die Produktivität und den Fokus der Besprechung zu erhalten. Diese Fragen können auch Teilnehmer stellen, die nicht in der Moderatorenrolle sind.

Beispiele für Steuerungsfragen

• Was genau ist deine Frage?
• Inwieweit ist dieser Aspekt für unser Thema relevant?
• Wer fasst den aktuellen Stand in 2-3 Sätzen zusammen?
• Könnten wir / könntet ihr bitte diesen Aspekt im Anschluss bilateral klären?
• Wie viel Zeit wollen wir noch auf diesen Punkt verwenden?
• Welche Informationen brauchen wir noch, um eine Entscheidung treffen zu können?
• Welche Entscheidung treffen wir jetzt?

Jeder der Teilnehmerinnen und Teilnehmer hat 100% Verantwortung für die Besprechung, deren Verlauf und deren Ergebnis.

Daher ist entscheidend, dass alle mit ihrer vollen Aufmerksamkeit und ohne Ablenkung von Handy, E-Mail & Co. anwesend sind.

Diese Grundvereinbarung muss Standard-Etikette in den Meetings sein. Wird sie nicht eingehalten, fordert der Moderator sie ein. Sollte ein akutes Ereignis außerhalb des Meetings dringende Aufmerksamkeit erfordern, besprechen Sie den Umgang damit. Möglich ist bspw., die Besprechung für 10 Minuten zu unterbrechen. 

Sie möchten Ihre Meetingkultur verbessern? Mit folgenden Leistungen kann ich Sie dabei unterstützen:

• Shadowing mehrerer Ihrer Meetings, Analyse und Feedback
• Beratung In Bezug auf Art, Anzahl, Zielsetzung und Agenda Ihrer internen Besprechungen mit dem Ziel, die Anzahl zu reduzieren und Produktivität zu steigern
• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
• Moderation von Meetings
• Ausbildung von Moderatoren und Moderatorinnen
• Kommunikationstrainings mit dem Fokus auf überzeugende Kommunikation

Sie möchten Ihre eigene Präsenz in Besprechungen als Teilnehmer oder Moderator stärken?