In Zeiten akuten Fachkräftemangels ist es umso wichtiger, dass auch einschneidende Veränderungen von möglichst allen Mitgliedern einer Organisation mitgetragen werden.

Dieses Ziel lässt sich eher erreichen, wenn der Veränderungsprozess partizipativ gestaltet wird. Um Ihnen konkrete Impulse für Ihre Veränderungsvorhaben mitzugeben, beantworten wir in diesem Newsletter fünf Fragen:

• Was bedeutet "partizipativ" im Kontext von Veränderungsprozessen?
• Welchen Nutzen haben partizipative Veränderungsprozesse?
• Was kann als Kehrseite empfunden werden?
• Wie können Sie in diesen Prozess starten?
• Welche Elemente tragen zum Gelingen bei?

Ich weiß, dass Sie den Sinn des Wortes "partizipativ" im Grundsatz verstehen. Ich möchte partizipativ im Zusammenhang mit dem Kontext der Veränderungsprozesse an dieser Stelle noch einmal klar definieren, da wir in unserer Arbeit oft merken, dass nicht alle das gleiche Verständnis von partizipativen Prozessen haben.

Partizipativ bedeutet nicht "basisdemokratisch". Es bedeutet nicht "einstimmig" und es bedeutet auch nicht "ohne Führung". Im Gegenteil, damit das partizipative Gestalten des Neuen funktioniert, braucht es Führung. Andernfalls kommt der Prozess zum Erliegen oder schlägt u.U. eine ganz andere Richtung ein als die, die ursprünglich gewollt war.

Veränderungen partizipativ zu gestalten bedeutet, dass möglichst viele Mitglieder einer Organisation an dem Weg zum angestrebten Ziel und idealerweise auch an dem angestrebten Ziel mitarbeiten.

Wir Menschen unterstützen etwas mit Engagement und Herzblut, wenn wir es selbst mit erdacht und erschaffen haben. Und genau darum geht es. Sie möchten, dass Veränderungen mitgetragen werden, dann lassen Sie diese Veränderungen von möglichst vielen Mitgliedern Ihrer Organisation mitgestalten.

Achten Sie dabei auf eine bunte Mischung, damit verschiedene Perspektiven und Vertreter der unterschiedlichen Stakeholder Teil dieses Gestaltungsprozesses sind.

Einwände, die wir ab und zu hören, wenn wir einen partizipativen Veränderungsprozess vorschlagen, sind:

• Würden wir ja gern machen, aber die Zeit haben wir nicht.
• Wir sind ja nicht bei "wünsch dir was".
• Gute Idee, aber wir haben in der Geschäftsführung schon ein sehr klares Bild davon, wo wir hinwollen.
• Wann sollen unsere Mitarbeiter denn das noch machen? Für so etwas haben wir keine Ressourcen.

Alle diese Einwände sind berechtigt. Und sie lassen sich entkräften, denn:

• Partizipative Veränderungsprozesse sind am Anfang des Prozesse deutlich zeitaufwendiger, als wenn sich das Führungsteam einer Organisation Zielbild und Strategie überlegt. Dafür dauern diese top-down Prozesse in der Regel in der Umsetzung deutlich länger, da es zu viel Widerstand kommt.
• Es mag auf dem Weg zum Neuen Vorstellungen und Wünsche geben, die sich so nicht realisieren lassen. Dadurch, dass sie artikuliert werden können und Raum bekommen, wird zum einen dem Bedürfnis vieler Betroffener, gehört zu werden, Rechnung getragen. Zum anderen gewinnen Sie Einblicke in offenen Wünsche und stellen vielleicht fest, dass Teile davon umgesetzt werden können. Ferner lassen sich unrealistische Vorstellungen nur überzeugend entkräften, wenn Sie als Führungskraft diese kennen und auf drei Ebenen betrachten können:
  • der Machbarkeit: Ist eine Umsetzung der Vorstellungen (technisch / organisatorisch / finanziell) machbar?
  • der Nützlichkeit: Gewinnen wir aus dieser Idee einen sinnvollen Nutzen?
  • der Werte: Passt der Vorschlag zu unseren Werten?
• In vielen Organisationen herrscht ein Ressourcenengpass. Und dennoch engagieren sich viele Mitarbeitende und Führungskräfte außerhalb des Tagesgeschäftes, wenn sie die Zukunft ihres Unternehmens mitgestalten können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen partizipativen Veränderungsprozess zu beginnen. Eine Möglichkeit ist, einen Bewerbungsprozess für einen Zielbild-Workshop zu starten. Dadurch gewinnen Sie die Personen, die wirklich teilnehmen und mitgestalten möchten. Ziel des Workshops ist es,

• über alle Hierarchie-Ebenen hinweg das Bewusstsein für die unternehmerischen Herausforderungen zu schaffen
• und aus diesen Herausforderungen ein Zielbild abzuleiten.

Wir empfehlen, bei den Herausforderungen drei zentrale Bereiche zu betrachten:

Das Ergebnis eines solchen Workshops beantwortet im Kern drei für den Change-Prozess entscheidende Fragen:

• Zielbild: 
  Wohin wollen wir? 
  
• Grund: 
  Warum wollen wir dahin?
  
• Dringlichkeit: 
  Warum machen wir uns zum jetzigen Zeitpunkt auf den Weg?

Wenn Sie Ideen haben wollen, wie Sie den Bewerbungsprozess aufsetzen sollten, so dass Sie auch eine gute Mischung an Teilnehmenden an Board haben, dann sprechen Sie uns gern an.

Ein zentraler Erfolgsfaktor in Veränderungsprozessen ist Vertrauen. Wer dazu mehr lesen möchte, findet Informationen im folgenden Artikel.

Vertrauen bedingt Transparenz. Diese wird durch eine offene und zielgerichtete Kommunikation erreicht.

Es gilt, während des gesamten Change Prozesses Transparenz herzustellen.

Dazu gehört es, Zwischenstände und Zwischenerfolge überzeugend zu vermitteln. Es hilft, wenn auch in dieser Kommunikation initiale Aspekte wieder aufgegriffen werden.

• Bereits Bekanntes:
  • Ziel: "Wie ihr alle wisst, ist es unser Ziel ..."
  • Dringlichkeit: "Damit wir das erreichen, war es wichtig, zum aktuellen Zeitpunkt diesen Weg zu beginnen."
• Erste Erfolge:
  • Was haben wir schon getan? / Was hat sich bereits verändert?
  • Mit welchem positiven Effekt?
• Nächste Schritte:
  • Was ist noch zu tun?
  • Welche nächsten Schritte gehen wir wann?

Damit Sie die zentralen Botschaften Ihrer Change Story in Ihrer Organisation verankern, ist es elementar, dass Sie diese Botschaften über die verschiedenen Kommunikationskanäle in regelmäßigen Abständen wiederholen. 

Wichtig dabei ist, dass die verschiedenen Kommunikationselemente aufeinander einzahlen. Nur so tragen Sie dazu bei, dass die Empfänger, das Was und Warum der Veränderung verstehen und verinnerlichen, dass die Veränderung keine Bedrohung darstellt, sondern Risiken vermeidet oder einen konkreten Nutzen bringt.

Wer mehr zur Change Kommunikation wissen möchte, findet in unserem Newsletter 03/2022 Informationen dazu.

Weitere Erfolsfaktoren partizipativer Veränderungsprozesse sind:

• Immer wieder Verständnis sichern
  Fragen Sie in regelmäßigen Abständen Mitarbeitende und Führungskräfte unterschiedlicher Standorte, Hierarchiestufen und Bereiche, was das Ziel des Veränderungsprozesses ist und warum dieser nötig ist. Selbstverständlich können Sie das auch in einer digitalen und anonymisierten Umfrage durchführen. Die Antworten zeigen ihnen, was verstanden wurde und wo es Unklarheiten und Missverständnisse gibt, die Sie im Rahmen Ihrer Change-Kommunikation beseitigen sollten.
• Enge Meilensteine & kleine und konkrete Schritte in der Umsetzung ("den Elefanten in verdaubare Häppchen schneiden")
  Je größer die Veränderung und je mehr Personen diese mitgestalten, desto wichtiger ist es, dass die Meilensteine in kleine, verständliche und überschaubare Etappen gegliedert werden. Komplexität muss für alle beherrschbar bleiben, damit das Vertrauen in das Vorgehen bestehen bleibt und dem Bedürfnis nach Sicherheit Rechnung getragen wird. Je kleiner die Schritte, desto schneller stellen sich auch Veränderungen ein. Das Undefinierbare wird sichtbar. Und: kleine Veränderungsschritte lassen sich leichter nachjustieren als große. Das Risiko, dass etwas in die falsche Richtung geht, sinkt somit signifikant.
• auch kleine Erfolge kommunizieren und feiern
  Mit den Veränderungen kommen Erfolge. Diese sind zentral, um immer wieder zu bestätigen, dass die Organisation auf dem richtigen Weg ist. Um Erfolge in allen Teilen in der Organisation sichtbar zu machen, ist es wichtig, viele verschiedene Stakeholder zu Wort kommen zu lassen. Diese Art der Erfolgskommunikation ist viel glaubwürdiger, als wenn sie ausschließlich top-down erfolgt.

Wir begleiten vor allem mittelständische Organisationen seit Jahren in partizipativen Veränderungs- und Organisationsentwicklungsprozessen. Leistungen, die wir in diesem Rahmen u.a. anbieten, sind:

• Beratung der Geschäftsführer und Vorstände während des gesamten Prozesses
• Konzeption und Moderation eines Zielbild-Workshops
• Steuerung eines Prozesses zur Entwicklung eines neuen Führungsleitbildes inkl. Moderation entsprechender Workshops
• Konzeption von Mitarbeiterbefragungen
• Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes
• Moderation von Workshops, Townhalls und anderen Veranstaltungsformaten im Rahmen der Change-Kommunikation
• Konzeption und Durchführung von Trainings und Schulungen
• Führungskräftecoaching

Wenn Sie möchten, dass Veränderungen von den Mitgliedern Ihrer Organisation mitgetragen werden und so zur Selbstverständlichkeit in Ihrem Unternehmen werden, dann empfehlen wir, den Veränderungsprozess partizipativ zu gestalten.

Auch wenn der Beginn des Prozesses mehr Zeit kostet, so sparen Sie Zeit in der Umsetzung, da es weniger Widerstand in der Organisation gibt. Außerdem werden die Veränderungen schneller von der Mehrheit umgesetzt, so dass Sie schneller einen spürbaren Nutzen aus den Veränderungen ziehen.

Alle, die auf der Suche nach Impulsen sind, wie sich eine starke Team- oder Unternehmenskultur bilden lässt, die dazu führt, das Mitglieder auch bei Veränderungsprozessen den Weg gemeinsam gehen, denen empfehle ich das von Owen Eastwood geschriebene Buch "Belonging: The Ancient Code of Togetherness" Auch wenn die im Buch aufgeführten Beispiele oft von Profi-Sportvereinen stammen, lassen sich sehr viele Erkenntnisse und Vorgehensweise auf Unternehmen übertragen.