Strukturen zu schaffen, die ein produktives Arbeiten ermöglichen, zählt auch zu den Führungsaufgaben. Um Ihnen Impulse für hilfreiche Strukturen zu geben, haben wir in diesem Newsletter ein Toolkit zusammengestellt. Wir laden Sie ein, die verschiedenen Instrumente, auszuprobieren und ggf. weiterzuentwickeln. 

Und, wenn Sie Ihre Ideen zur Weiterentwicklung der Tools mit uns teilen möchten, dann schreiben Sie uns.

Bei welchen Aufgabenstellungen helfen die Tools?

• eine Besprechung vorbereiten
• durchdachte Vorschläge zur Entscheidungsfindung einbringen
• Rhetorisch Gedanken auf den Punkt bringen und überzeugend zu kommunizieren
• Widerstände überwinden und zur Lösung lenken

Welchen Nutzen ziehen Sie aus den Tools?

Auch wenn die Tools Sie dazu anhalten, mehr Zeit in die Vorbereitung von Diskussionen, Besprechungen oder Entscheidungsprozessen zu investieren, so tragen alle dazu bei, dass insgesamt Zeit gespart wird und sich die Qualität des Prozesses und / oder des Ergebnisses bzw. der Lösung verbessert.

Was bekommen Sie konkret von uns? 

Sie erhalten:

• ein VORSCHLAGSCANVAS
• eine fünfstufige Gesprächsstruktur
• 5 Jokerfragen
• ein CANVAS zur Besprechungsvorbereitung

Um produktive Entscheidungsprozesse durchlaufen zu können, sind verschiedene Faktoren von Bedeutung. Dazu zählt auch die Qualität der Vorschläge, die eingebracht werden. Das CANVAS, das wir Ihnen dazu empfehlen, ist im Austausch mit den Kollegen von nowwork aus Stuttgart entstanden.

Wie können Sie dieses CANVAS nutzen?

Sie können das CANVAS an verschiedenen Stufen der Ideen- und Entscheidungsfindung einsetzen.

Bei der Ideenfindung kann es in einem ersten Schritt eine Grundlage für Sie sein, den Vorschlag soweit zu skizzieren, dass er im Austausch mit den Kollegen weiterentwickelt werden kann. Dazu empfehlen wir, die Felder 1-3 zu durchdenken und zu füllen. Während des Austauschs dient das CANVAS sowohl als Gesprächsleitfaden als auch der Dokumentation.

Ist der Vorschlag soweit konkretisiert, dass er zur Entscheidungsfindung eingebracht werden kann, können Sie das CANVAS zur Präsentationsvorbereitung nutzen.

Auf den Punkt kommen - in 90 Sekunden überzeugen

Um rhetorisch zu überzeugen und Sachverhalte in kurzer Zeit auf den Punkte zu bringen, hat sich folgende rhetorische Struktur bewährt:

• Ziel
• Bisherige Aktionen
• Status
• Nächste Schritte
• Nutzen

Lassen Sie mich diese Struktur an einem Beispiel verdeutlichen:

Unser gemeinsames Ziel ist es, dass wir aus den Erfahrungen der Homeoffice-Zeit lernen. Dazu sind einzelne von euch schon mit Ideen auf mich zugekommen (bisherige Aktionen). Damit wir alle Erfahrungen nutzen (Nutzen), starten wir heute eine Mitarbeiterbefragung zu dem Thema (Status). Nach der zweiwöchigen Befragung stellen wir euch in einem nächsten Schritt die Ergebnisse vor und entscheiden, wie wir mit ihnen umgehen. Somit berücksichtigen wir nicht nur die Erfahrungen aller, sondern wir gestalten gemeinsam unser zukünftiges Arbeitsmodell. (Nutzen)

Wie Sie an meinem Beispiel sehen, kann die Struktur variabel genutzt werden. Nachstehend konkrete Anwendungsmöglichkeiten:

Übrigens können Sie mit den 5 Bausteinen (Ziel-Aktion-Status-Nächste Schritte-Nutzen) auch Ihre E-Mails strukturieren. Dabei empfiehlt es sich, mindestens die Worte Ziel und Nächste Schritte hervorzuheben.

Mehr Kommunikationstipps gibt es in unserem Podcast oder als Lernvideos.

Sollten Sie mit der vorgestellten Struktur für einen Vorschlag werben und dafür nicht nur Zustimmung ernten, so stellen wir Ihnen nachstehend 5 Jokerfragen vor, die dabei helfen, destruktive Äußerungen in konstruktive Bahnen zu lenken.

Alle Jokerfragen, die wir Ihnen vorstellen, sind entweder offene, lösungsfokussierte Fragen oder hypothetische Fragen. Sie helfen Einwände oder "Killerphrasen" zur Lösung zu führen. Solche Einwände sind beispielsweise:

• Das geht nicht.
• Das wird nie funktionieren.
• Das brauchen wir gar nicht erst anfangen. Das wird sowieso nichts.

Bleiben Sie ruhig. Betrachten Sie diese Einwände als Geschenk und stellen Sie aus dieser interessierten Haltung heraus ihre Jokerfragen.

• Was konkret würdest du verändern, damit es geht?
• Wie könnte es deiner Meinung nach funktionieren?
• Wie müssten wir den Vorschlag abwandeln, damit du ihn mittragen kannst?
• Mal angenommen wir würden das Ganze einige Wochen ausprobieren, was könnten wir daraus lernen?
• Nehmen wir mal an, wir könnten ganz von vorn beginnen, was müssten wir deiner Meinung nach verändern, damit die Lösung eine bessere wird?

In diesem CANVAS sind die Fragen zusammengefasst, die mindestens beantwortet sein müssen, um eine Besprechung planen und eine aussagekräftige Einladung versenden zu können.

Wichtig ist, dass Sie den Teilnehmern durch die Informationen in der Termineinladung, die Möglichkeit geben, sich auf die Besprechung vorzubereiten und so zu einem produktiven Ablauf des Meetings beizutragen. Neben den organistorischen Informationen und dem Thema sollte daher mindestens das angestrebte Ergebnis in der Einladung enthalten sein.

Kreativität und Leistungsfähigkeit erfordern bewusste Pausen. Deshalb laden wir im August unsere Batterien wieder auf. Wir spannen aus, sammeln Impulse, bilden uns fort und entwickeln Methoden & Tools weiter.

Nächster Newsletter Mitte September

Dieser Newsletter ist der letzte vor unserer Sommerpause. Mitte September sind wir wieder für Sie da, dann auch mit unserem nächsten Newsletter.

Wir wünschen Ihnen einen entspannten Sommer, lassen Sie Körper und Seele baumeln!

Herzlichst, Ihre Sabine Walter mit Team