Der Beginn eines neuen Jahres steht in vielen Unternehmen im Zeichen der Mitarbeitergespräche. Jahresziele werden vereinbart. Auch in diesem Jahr finden viele Gespräche in virtuellen Räumen statt. Daher geben wir in diesem Newsletter nicht nur Hinweise, wie Sie Gespräche klar und wertschätzend führen, sondern gehen auch auf Besonderheiten im virtuellen Rahmen ein.

Die Mitarbeitergespräche am Jahresanfang beanspruchen viel Zeit. Dennoch sind gut geführte Gespräche eine Investition, die sich lohnt. Denn sie zahlen auf verschiedene Dinge ein. Auf der Sachebene sind die zentralen Nutzenpotenziale

• Zielklarheit: diese Klarheit gibt Sicherheit und ermöglicht ein Priorisieren der Aufgaben und Investitionen
• Informationstransparenz
• Rahmen für Weiterentwicklung von Mitarbeitenden und Teams

Auf der Beziehungsebene drücken gut geführte Gespräche vor allem Wertschätzung für den Mitarbeitenden aus und tragen dazu bei, die vertrauensvolle Zusammenarbeit zu stärken. Darüber hinaus ermöglichen sie den Abgleich von Erwartungen und tragen so dazu bei, Missverständnisse, die aus unklaren Erwartungen entstehen, zu vermeiden.

Deshalb sollten Sie dieses Gespräch vorbereiten und auch dem Mitarbeitenden die Möglichkeit der Vorbereitung geben.

Was diese Vorbereitung beinhaltet, erläutern wir im Artikel "Lass uns sprechen. Mitarbeitergespräche - Vorbereitung, Durchführung, Stolperfallen".

Ergänzend zu den im Artikel genannten Stolperfallen möchte ich an dieser Stelle noch auf eine weitere hinweisen, das fehlende Commitment für die definierten Ziele.  Es gibt zwei Wege, das Commitment sicherzustellen:

1. Schaffen Sie Klarheit zum Was und Warum. Wir erleben in unserer Arbeit immer wieder, dass vier Dinge bei der Definition von Zielen vermischt werden und so für Unklarheit sorgen: Strategische Stoßrichtungen, Handlungsfelder, Ziele und Aktivitäten. Achten Sie daher bei Ihrer Vorbereitung darauf, diese Aspekte klar zu trennen.

Nachstehend erläuternde Schlüsselfragen dafür:

• Strategische Stoßrichtungen: Wo wollen wir insgesamt als Unternehmen hin?
• Handlungsfelder: Worauf konzentrieren wir uns in diesem Jahr?
• Ziele: Woran können wir am Ende des Jahres messen, dass wir in diesem Handlungsfeld einen guten Job gemacht haben?
• Aktivitäten / Maßnahmen: Was ist zu tun, bis wann und durch wen, um diese Ziele zu erreichen?

2. Ziele erfragen und vom Mitarbeitenden vorschlagen lassen

Die andere Möglichkeit, dieses Commitment herzustellen, ist ein Bottom-up-Ansatz. Sie kommunizieren vor dem Mitarbeitergespräch die Strategischen Stoßrichtungen des Unternehmens und ggf. auch die Handlungsfelder. Sie bitten die Mitarbeitenden, sich zu überlegen, an welchen Zielen sie zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. am Ende des ersten Halbjahres, messen können, dass sie in den entsprechenden Handlungsfeldern erfolgreich gearbeitet haben.

Im Gespräch haben Sie dann die Möglichkeit abzugleichen, inwieweit die vom Mitarbeitenden vorgeschlagenen Ziele zu Ihren Vorstellungen passen.

Damit Mitarbeitergespräche auch im virtuellen Rahmen gelingen, gilt es folgendes zu beachten.

• Planen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch ein, denn Small Talk darf auch im virtuellen Setting sein.
• Planen Sie 15 Minuten Puffer zum Folgetermin, um das Gespräch in Ruhe ausklingen zu lassen und sich mental auf das nächste vorbereiten zu können.
• Achten Sie darauf, dass die Kamera auf der Höhe Ihrer Augen ist, so dass Sie weder von oben in die Kamera schauen, noch von unten. Sowohl der Blick "von oben herab" als auch der Blick von unten machen ein Gespräch auf Augenhöhe unmöglich.
• Halten Sie Blickkontakt in die Kamera.
• Sorgen Sie für gutes Licht von vorn.
• Teilen Sie Unterlagen über Screen Sharing nur dann, wenn Sie sie im Gespräch benötigen.
• Schalten Sie Störungen (Telefon, E-Mail, Chat) aus und achten Sie auch im virtuellen Setting auf eine vertrauliche Gesprächsatmosphäre.

Meine Kollegin Anja Kluge hat die Mitarbeitergespräche aus Mitarbeitersicht betrachtet und zwei zentrale Fragen in den Fokus ihres Artikels gestellt:

• Wie können sich Mitarbeitende auf Ihr Mitarbeitergespräche vorbereiten?
• Wie gelingt es, dem Vorgesetzten offenes und konstruktives Feedback zu geben?

• Erstellung bzw. Überarbeitung von Gesprächsleitfäden
• Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen gemeinsam mit Ihnen
• Durchführung einer Umfrage zur Qualität Ihrer Mitarbeitergespräche und Auswertung der Ergebnisse
• Schulung "Mitarbeitergespräche konstruktiv führen"

Mitarbeitergespräche sind ein zentrales Führungsinstrument. Deshalb empfehlen wir, sie nicht nur einmal im Jahr durchzuführen, sondern mindestens quartalsweise auf die Ziele zu schauen, ggf. neu zu priorisieren und Erreichtes anzuerkennen.

Führungskräfte, die eine Dialogkultur leben und sich in regelmäßigen Abständen Zeit für einen ungestörten und konstruktiven Austausch mit ihren Mitarbeitenden nehmen, zeigen Respekt und Wertschätzung für den jeweils Einzelnen.

Diese zeitliche Investition zahlt sich auf mehreren Ebenen aus:

• Vertrauen wird gestärkt.
• Ziele sind immer up-to-date.
• Durch kontinuierliches Feedback wird kontinuierliche Weiterentwicklung ermöglicht.
• Tür- und Angelgespräche werden weniger.
• Informationstransparenz beugt Missverständnissen vor und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden an den Dingen arbeiten, die strategische und operative Priorität haben.

Wir wünschen Ihnen konstruktive Gespräche.

Auch wenn das neue Jahr bereits einen Monat alt ist, übermitteln wir Ihnen an dieser Stelle noch unsere guten Wünsche für 2022. 

Wir werden Ihnen mit unserem Newsletter auch in diesem Jahr Impulse für Ihre Führungsarbeit geben. Sollten Sie Interesse an ganz bestimmten Themen oder Fragestellungen haben, melden Sie sich gern bei uns.

Herzlich,

Ihre Sabine Walter mit Team