Besprechungen verschlingen bei vielen mehr als 60% der Arbeitszeit, bei manchen Führungskräften sogar bis zu 90%. Die wenigsten dieser Besprechungen sind produktiv. Das liegt daran, dass Führungskräfte nur selten eine produktive Besprechungskultur vorleben und sie auch nicht einfordern.

Wir begleiten viele Teams darin, zu einer produktiven Besprechungskultur zurückzufinden. Im Rahmen dieser Arbeit haben wir vier zentrale "Produktivitätskiller" identifiziert. Diese stehen im Zentrum dieses Newsletters. Selbstverständlich erhalten Sie auch konkrete Tipps, wie Sie diese abstellen können.

• Unpünktlicher Start
• Unzureichende Vorbereitung
  • falscher Teilnehmerkreis
  • fehlende Entscheidungskompetenz der Teilnehmer
  • fehlende / wenig aussagekräftige Agenda
  • Zeitplanung passt nicht zu inhaltlicher Planung
• Unzureichende Führung des Meetings
  
  • fehlende Struktur
  • ungenügende Moderation
  • schlechtes Zeitmanagement
  • fehlende Visualisierung der zentralen (Zwischen-)ergebnisse
• Unproduktive Entscheidungskultur

Nachstehend finden Sie unsere konkreten Tipps und Handlungsempfehlungen, um diese Produktivitätskiller zu minimieren oder im besten Fall sogar ganz abzustellen.

Beginnen wir mit dem ersten Produktivitätskiller, der Unpünktlichkeit. 

Was können Sie tun, um einen pünktlichen Start der Besprechungen zu gewährleisten?

Ein zentraler Grund für die Unpünktlichkeit ist die unsorgfältige Planung. Besprechungen werden ohne Pause aneinander gereiht. Damit fehlen Pufferzeiten, sollte eine Besprechung länger dauern. Bei Präsenzbesprechungen fehlen Wegezeiten, um von einem Raum in den nächsten zu wechseln, einen Kaffee zu holen oder zur Toilette zu gehen.

Klare Planungsregeln für Besprechungen möglichst unternehmensweit durchsetzen 

Eine Regel, die sich immer wieder bewährt, um Pufferzeiten zu gewinnen, ist:

• Beginnen Sie Ihre Besprechungen zur vollen oder halben Stunde
• Beenden Sie Ihre Besprechungen zur Viertel- oder Dreiviertelstunde

Damit haben Sie Besprechungszeiten von 45 oder 75 Minuten oder einem Vielfachen davon und gewinnen 15 Minuten zwischen den verschiedenen Terminen. 

Darüber hinaus hilft es, wenn Sie Wegezeiten oder eigene Pufferzeiten auch in Ihrem Kalender einpflegen, so dass andere sehen, dass Sie zu der Zeit nicht verfügbar sind.

Empfehlung: Führen Sie die vorgestellte Regel auf Probe ein und reflektieren Sie nach 6 - 8 Wochen das neue Vorgehen im ganzen Team. Was gelingt? Was noch nicht? Inwieweit passen die 15 Minuten oder reichen 10 bzw. brauchen Sie 20?

Besprechungen sind zwingend vorzubereiten, auch wiederkehrende Besprechungen, wie z.B. der Team Jour fixe. Wir betrachten nachstehend zwei Perspektiven der Vorbereitung. Beide sind nötig, damit die Besprechungskultur in Teams und Unternehmen an Produktivität gewinnt.

Vorbereitung aus der Sicht des Einladenden

Die Vorbereitung besteht aus mindestens 2 Teilen: der inhaltlichen und der organisatorischen Vorbereitung. Je nach Komplexität und Schwierigkeitsgrad der Besprechung kann zusätzlich noch eine mentale Vorbereitung hilfreich sein, um unvoreingenommen und zugewandt in die Besprechung zu gehen.

Getreu der Regel: Erst das Was, dann das Wie -  empfehlen wir, mit der inhaltlichen Vorbereitung zu beginnen.

Inhaltliche Vorbereitung

Die zentrale Frage bei der inhaltlichen Vorbereitung ist: "Welches Ergebnis möchte ich am Ende der Besprechung vorliegen haben?" Soll eine Entscheidung getroffen werden? Sollen Ideen vorliegen oder ein verabschiedeter Maßnahmenplan? Sollen alle Teilnehmenden ein bestimmtes Thema verstanden haben und offene Fragen geklärt sein? Wenn Sie klar definiert haben, was Sie erreichen möchten, leiten sich die anderen Parameter der Vorbereitung daraus ab:

• Welche Teilnehmenden brauchen Sie, um dieses Ergebnis zu erzielen?
  Hier ist die klare Empfehlung: Weniger ist mehr. Je größer der Teilnehmerkreis, desto größer die Komplexität, die es in der Besprechung zu managen gilt.
• Wie stehen diese Teilnehmer zu Ihnen und zum Thema?
  Diese Frage ist sehr zentral, da Menschen in der Regel nur etwas unterstützen, wenn eine gewisse Sympathie zu der Person besteht, die die Unterstützung einfordert. Also nutzen Sie die Vorbereitung auch, um sich Ihre Beziehung zu den jeweiligen Teilnehmenden bewusst zu machen und machen Sie in der Einladung, aber auch in der Besprechung selbst klar, warum es für die Teilnehmenden relevant ist, dass das gewünschte Ergebnis in diesem Meeting erzielt wird. Was ist der Nutzen für das Unternehmen oder welche Risiken entstehen diesem, wenn das Ergebnis nicht erreicht wird? Was ist der individuelle Nutzen für jeden Teilnehmenden?
  
  Was für den Einzelnen relevant und von Nutzen ist, hat mit dem persönliche dominierenden Bedürfnis zu tun. Nachstehend finden Sie eine Bedürfnisübersicht, angelehnt an die Maslowsche Bedürfnispyramide.

Weitere Vorbereitungsfragen sind:

• Wie viel Zeit brauchen Sie dafür?
  Schätzen Sie diesen Zeitbedarf realistisch ein und bemessen Sie ihn nicht nur an der gemeinsamen Verfügbarkeit aller Teilnehmer. Passen Inhalt und Zeitrahmen nicht zueinander, geht es zu Lasten der Ergebnisqualität und Sie werden ggf. noch eine weitere Besprechung benötigen. 
• Was brauchen die Teilnehmenden vor und während des Meetings, damit am Ende das erwünschte Ergebnis vorliegt?
  Welche Informationen benötigen die Teilnehmenden im Vorfeld? Wer muss eine erweiterte Entscheidungsbefugnis erhalten? Mit wem muss eventuell ein Vieraugengespräch vor dem Meeting geführt werden, um die Beziehungsebene zu stärken? Wer sollte aktiv seinen Beitrag in der Besprechung leisten dürfen? All das muss klar sein, bevor Sie die Einladung und Agenda versenden.
• Wie viel Zeit brauchen die Teilnehmenden, um sich auf das Meeting vorzubereiten?
  Diese Frage entscheidet, wann Sie den Termin ansetzen und wann spätestens Einladung und Agenda verschickt werden müssen.

Steht der inhaltliche Teil der Vorbereitung, kann der Termin organisiert werden.

Organisatorische Vorbereitung

Teil der organisatorischen Vorbereitung ist das Schreiben und Versenden der Einladung mit aussagekräftiger Agenda. Dazu einige Tipps von uns:

Die Verantwortung dafür, dass eine Besprechung zielführend und produktiv verläuft, liegt bei jedem Teilnehmenden zu 100%. Diese Verantwortung können die Teilnehmenden wahrnehmen, in dem auch sie die Besprechung vorbereiten.

Sollten Sie als Teilnehmender keine aussagekräftige Einladung erhalten, fordern Sie diese ein. Fragen dafür sind:

• Was soll am Ende der Besprechung als Ergebnis vorliegen?
• Was wird von mir erwartet?
• Welchen Beitrag kann ich in der Besprechung oder im Vorfeld konkret leisten?

Falls Sie noch inhaltliche Fragen haben, die geklärt werden müssen, damit Sie sich auf das Thema umfassend vorbereiten können, stellen Sie diese dem Einladenden.

Wenn Sie für die Besprechung eine aussagekräftige Agenda erstellt und an die Teilnehmenden verschickt haben, ist die Struktur des Meetings klar.

Um auf Grundlage dieser Struktur eine Besprechungsproduktivität zu erreichen, bedarf es einer stringenten Moderation, die dem roten Faden folgt, Zwischenergebnisse klar formuliert und visualisiert. Außerdem muss es ein verbindliches Zeitmanagement geben.

Eröffnung der Besprechung

Auch wenn alle Teilnehmenden die Agenda erhalten haben, nennen Sie die wesentlichen Punkte noch einmal in Ihrer Eröffnung:

• Ziel des heutigen Meetings ist es, dass wir am Ende ... (Nennung des Ergebnisses) vorliegen haben.
• Das ist wichtig, weil ... (Relevanz)
• Euch bitte ich in den kommenden ... Minuten darum, ..... (Beitrag der Teilnehmenden)
• Da es mein Ziel ist, die Besprechung pünktlich zu beenden, ... (Spielregeln, wie z.B. Handy aus, ausreden lassen, ...)
• Wer übernimmt das Zeitmanagement? Wer protokolliert? (Rollenklärung)
• Welche Fragen müssen zu diesem Rahmen jetzt noch geklärt werden, damit wir gut starten können? (Überleitung, Einbezug der Teilnehmenden)

Steuerungsfragen in der Besprechung

Produktivitätskiller in der Besprechung sind auch das Abschweifen vom Thema, der Verlust des roten Fadens sowie Nebendiskussionen oder Gespräche, die sich im Kreis drehen. Dem können Sie durch Steuerungsfragen begegnen. Nachstehend einige Beispiele dazu:

• Was ist deine konkrete Frage?
• Was genau ist deine Meinung?
• Was hat das jetzt mit dem Ziel unserer Besprechung zu tun?
• Was haben wir bereits geklärt? (Notieren Sie die Punkte für alle sichtbar.)
• Was braucht es noch, damit wir diesen Punkt abschließen können?
• Was braucht es noch, damit wir in den kommenden 10 Minuten dazu eine Entscheidung treffen können?
• Was genau halten wir im Protokoll fest?

Wenn Sie die Moderationskompetenz in Ihrem Team verbessern wollen, um zukünftig Zeit in Besprechungen zu sparen, fragen Sie bei uns ein Teamtraining "Moderation" an.

Einen Produktivitätssprung in den Besprechungen erleben Teams, die gelernt haben, produktive Entscheidungsprozesse zu durchlaufen.

Eine Möglichkeit einer produktiven Entscheidungsfindung im Team ist das Entscheiden im Konsent. Worum es dabei geht, haben wir bereits in verschiedenen Blog-Artikeln erörtert.

An der Länge dieses Newsletters sehen Sie, dass es zahlreicher Faktoren und Kompetenzen bedarf, um eine hohe Besprechungsproduktivität zu erreichen.

Der Zeitgewinn, der mit einer Produktivitätssteigerung einhergeht, sollte die Investitionen und Disziplin mehr als aufwiegen.

Wir können Sie und Ihr Team auf verschiedene Weise dabei begleiten, die Produktivität Ihrer Besprechungen zu erhöhen:

• Analyse Ihrer Besprechungskultur, Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen (Beratung)
• Weiterentwicklung der Moderationskompetenz im Team (Moderationsseminar)
• Moderation von zentralen Entscheidungsbesprechungen nach dem Konsent-Verfahren (Moderation)
• Einführung des Konsent-Verfahrens in Ihrer Organisation (Web-Seminare, Präsenz-Schulungen)
• Ausbildung von Moderatoren nach dem Konsent-Verfahren (Train-the-Trainer)

Den Kopf entlasten - Dinge festhalten. Für die, die nicht ausschließlich digital unterwegs sind, sondern die es lieben, geschriebene Post-its nach Erledigung zu zerknüllen und wegzuwerfen, gibt es unseren Post-it Organizer. Er ist nach der Eisenhower-Methode aufgebaut und ist daher sowohl Merk- als auch Priorisierungshilfe.

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

wir hoffen, Sie haben in diesem Newsletter wertvolle Impulse für die Steigerung Ihrer Besprechungsproduktivität erhalten. Sollten sich in Ihrem Alltag noch Dinge bewährt haben, die auch zu produktiven Besprechungen beitragen, lassen Sie uns das gern wissen.

Herzlichst, Ihre Sabine Walter mit Team