Time goes by: Wie aus Zeitfressern produktive Besprechungen werden.

Vorüberlegungen für Besprechungen

• Brauchen wir diese Besprechung wirklich oder lässt sich das Thema anderweitig schneller klären?
• Welches Ergebnis möchte ich am Ende der Besprechung vorliegen haben?
• Wen brauche ich dafür?
• Wie lange brauchen wir dafür?
• Was brauchen die Teilnehmer vorab, um gut vorbereitet in die Besprechung zu kommen und mich bei der Erreichung meines Ergebnisses zu unterstützen?

Tools für den Alltag

Canvas zur Besprechungsvorbereitung

Die Vorbereitung einer Besprechung wesentlichen Fragen haben wir in einem Canvas zusammengefasst. Zum Download klicken Sie bitte auf die Abbildung oder den Download-Button.

Download Canvas

Durchführung von Meetings

Beginnen und beenden Sie Ihre Besprechungen pünktlich. Damit jeder Teilnehmer eine Chance hat, pünktlich zu kommen, empfiehlt es sich, Besprechungen immer zur vollen oder halben Stunde zu starten und Viertel vor oder Viertel nach der vollen Stunde zu enden. So wird automatisch vermieden, dass Termin an Termin grenzt.

Die Einladungen zu Ihren Meetings sollten die Informationen und Dokumente enthalten, die Teilnehmer brauchen, um sich vorzubereiten und Sie bei der Erreichung des erwünschten Ergebnisses zu unterstützen. Bewährt haben sich:

• Thema und erwünschtes Ergebnis
• Zeitrahmen und Raum
• Agenda
• Zeit pro Agendapunkt mit Verantwortlichem

Formulieren Sie die Agendapunkte in Form offener Fragen, wie z.B. „Wie gelingt es uns, im kommenden Jahr mehr Umsatz zu machen?“, „Was müssen wir tun, um das Projekt im Zeitplan abzuschließen?“. Dann denkt das Unterbewusstsein der Teilnehmer bereits über Antworten nach, auch wenn die Teilnehmer sich nicht aktiv auf die Besprechung vorbereiten.

Um zu vermeiden, dass elektronische Geräte in Ihren Besprechungen zum Störfaktor werden, stellen Sie die Regel auf, dass Handys und Laptops ausgeschaltet bleiben. Bei längeren Meetings planen Sie entsprechende Pausen ein, die Teilnehmern ermöglichen, E-Mails zu bearbeiten oder wichtige Anrufe zu tätigen.

Ferner:

• Visualisieren Sie das erwünschte Ergebnis, so dass alle Teilnehmer es im Blick haben.
• Halten Sie die Zeit und Agenda im Blick. Geben Sie ggf. Zwischenzeiten an.
• Unterbrechen Sie Vielredner, indem Sie sie mit dem Namen ansprechen und führen Sie zum roten Faden zurück.
• Steuern Sie die Besprechung durch offene Fragen und Zusammenfassungen.

Nachbereitung von Besprechungen

Um nach der Besprechung Zeit bei der Abstimmung des Protokolls zu sparen, protokollieren Sie in der Besprechung. Einleiten können Sie dies am Ende eines jeden Agendapunktes mit der Frage: „Was halten wir hierzu im Protokoll fest?“

Und da nach dem Spiel bekanntlich vor dem Spiel ist, reflektieren Sie die Besprechung am Ende für sich. Was ist gut gelaufen? Was gilt es zu verändern, damit die nächste Besprechung noch produktiver wird. Nutzen Sie die gewonnen Erkenntnisse für das nächste Meeting.

Um am Anfang des Folgemeetings keine Zeit in Diskussionen zu verlieren, warum Besprochenes nicht oder nicht wie vereinbart umgesetzt wurde, halten Sie vereinbarte Maßnahmen vor dem nächsten Meeting nach.