Führung | Besprechungen

Time goes by: Wie aus Zeitfressern produktive Besprechungen werden.

Von Sabine Walter

Führungskräfte verbringen zwischen 60-90% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Sie verlieren mehr als einen Arbeitstag pro Woche durch unproduktive Meetings, belegt eine Studie des Marktforschungsunternehmen Harris. Das liegt daran, dass Besprechungen oft unzureichend vorbereitet sind, nicht wirklich geführt und die einfachsten Grundregeln nicht beachtet werden.

Nachstehende Tipps helfen Ihnen dabei, die Produktivität Ihrer Besprechungen zu steigern, um so Ihre Arbeitszeit und die Ihrer Kollegen sinnvoll zu nutzen.

Vorüberlegungen für Besprechungen

  • Brauchen wir diese Besprechung wirklich oder lässt sich das Thema anderweitig schneller klären?
  • Welches Ergebnis möchte ich am Ende der Besprechung vorliegen haben?
  • Wen brauche ich dafür?
  • Wie lange brauchen wir dafür?
  • Was brauchen die Teilnehmer vorab, um gut vorbereitet in die Besprechung zu kommen und mich bei der Erreichung meines Ergebnisses zu unterstützen?

Tools für den Alltag

Canvas zur Besprechungsvorbereitung

Die Vorbereitung einer Besprechung wesentlichen Fragen haben wir in einem Canvas zusammengefasst. Zum Download klicken Sie bitte auf die Abbildung oder aber die Bildunterschrift.

Canvas zur Vorbereitung von Besprechungen - netzwerk managementberatung | coaching
Canvas zur Besprechungsvorbereitung

Durchführung von Meetings

Beginnen und beenden Sie Ihre Besprechungen pünktlich. Damit jeder Teilnehmer eine Chance hat, pünktlich zu kommen, empfiehlt es sich, Besprechungen immer zur vollen oder halben Stunde zu starten und Viertel vor oder Viertel nach der vollen Stunde zu enden. So wird automatisch vermieden, dass Termin an Termin grenzt.

Die Einladungen zu Ihren Meetings sollten die Informationen und Dokumente enthalten, die Teilnehmer brauchen, um sich vorzubereiten und Sie bei der Erreichung des erwünschten Ergebnisses zu unterstützen. Bewährt haben sich:

  • Thema und erwünschtes Ergebnis
  • Zeitrahmen und Raum
  • Agenda
  • Zeit pro Agendapunkt mit Verantwortlichem

Formulieren Sie die Agendapunkte in Form offener Fragen, wie z.B. “Wie gelingt es uns, im kommenden Jahr mehr Umsatz zu machen?”, “Was müssen wir tun, um das Projekt im Zeitplan abzuschließen?”. Dann denkt das Unterbewusstsein der Teilnehmer bereits über Antworten nach, auch wenn die Teilnehmer sich nicht aktiv auf die Besprechung vorbereiten.

Um zu vermeiden, dass elektronische Geräte in Ihren Besprechungen zum Störfaktor werden, stellen Sie die Regel auf, dass Handys und Laptops ausgeschaltet bleiben. Bei längeren Meetings planen Sie entsprechende Pausen ein, die Teilnehmern ermöglichen, E-Mails zu bearbeiten oder wichtige Anrufe zu tätigen.

Ferner:

  • Visualisieren Sie das erwünschte Ergebnis, so dass alle Teilnehmer es im Blick haben.
  • Halten Sie die Zeit und Agenda im Blick. Geben Sie ggf. Zwischenzeiten an.
  • Unterbrechen Sie Vielredner, indem Sie sie mit dem Namen ansprechen und führen Sie zum roten Faden zurück.
  • Steuern Sie die Besprechung durch offene Fragen und Zusammenfassungen.

Nachbereitung von Besprechungen

Um nach der Besprechung Zeit bei der Abstimmung des Protokolls zu sparen, protokollieren Sie in der Besprechung. Einleiten können Sie dies am Ende eines jeden Agendapunktes mit der Frage: “Was halten wir hierzu im Protokoll fest?”

Und da nach dem Spiel bekanntlich vor dem Spiel ist, reflektieren Sie die Besprechung am Ende für sich. Was ist gut gelaufen? Was gilt es zu verändern, damit die nächste Besprechung noch produktiver wird. Nutzen Sie die gewonnen Erkenntnisse für das nächste Meeting.

Um am Anfang des Folgemeetings keine Zeit in Diskussionen zu verlieren, warum Besprochenes nicht oder nicht wie vereinbart umgesetzt wurde, halten Sie vereinbarte Maßnahmen vor dem nächsten Meeting nach.

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Portrait Stephanie Wackernagel

Humanistische Führung: Was, warum und wie?

Humanistisches Führen beschreibt das Menschenverständnis, auf dessen Basis auf die Menschen im Unternehmen eingewirkt wird und die entsprechenden Führungsinstrumente gewählt werden. Das humanistische Verständnis vom Menschen geht davon aus, dass in jedem von uns die Fähigkeit angelegt ist, sich zu einer „besseren“ Version von uns selbst zu entwickeln. Was das für Unternehmen bedeutet und wie der Weg hin zu einem humanistischen Führungsansatz sein kann, erklärt Stephanie Wackernagel, Dozentin der Hochschule für Technik, Stuttgart.

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Digitaler Tropfen - die Essenz von Führung - netzwerk managementberatung coaching

Die Essenz wirksamer Führung

Das Verständnis erfolgreicher Führung hat sich im Laufe der letzten Jahrzehnte verändert. Diesen vermeintlichen Beleg bringen zahlreiche Modelle und umfangreiche Führungsliteratur. Ich beschäftige mich seit mehr als 20 Jahren mit Leadership, habe selbst jahrelang geführt und berate seit mehr als 10 Jahren Führungskräfte erfolgreich darin, durch ihre Führung wirksam und mit ihrer Organisation erfolgreich zu sein. Auf dieser Erfahrung begründet sich die für mich modellunabhängige Essenz wirksamer Führung. Um sie soll es in diesem Artikel gehen.

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