Führung | Checkliste für den Einstieg als neue Führungskraft

Die ersten 100 Tage als neue Führungskraft

Von Zarah Speck, Führungskräftecoach und Trainer bei netzwerk managementberatung | coaching

Wie soll ich die ersten 100 Tage als neue Führungskraft gestalten? Wie soll ich mich verhalten, wenn ich ein Team oder einen Bereich neu übernehme? Was sage ich bei meiner Vorstellung als neuer Chef? Diese und andere Fragen stellen sich viele Führungskräfte, die eine neue Verantwortung innerhalb des eigenen Unternehmens oder sogar in einem anderen Unternehmen übernehmen.

Zarah Speck, erfahrene Führungskraft im Mittelstand, Führungskräftecoach und Trainer in unserem Netzwerk gibt Tipps, wie Sie die ersten 100 Tage als neue Führungskraft gestalten sollten, um eine Vertrauensbasis aufzubauen und als Mensch und in Ihrer Rolle Akzeptanz zu finden. Denn nur so gelingt es Ihnen, für notwendige Veränderungen Unterstützung zu erhalten. Und die brauchen Sie, wenn Sie Ihren Bereich erfolgreich aufstellen wollen.

Die ersten 100 Tage als neue Führungskraft: Was tun?

Die ersten 100 Tage einer neuen Führungskraft haben fünf Schwerpunkte:

1. Persönliche Vorstellung
2. Kennenlernen des Teams und Bestandsaufnahme der Prozesse
3. Kennenlernen und Erwartungsmanagement der Kollegen
4. Teamworkshop
5. Veränderungen initiieren und Erfolge feiern

Schauen wir uns die ersten vier Punkte im Detail an.

Checkliste für den Einstieg als Führungskraft | Als Mensch überzeugen

Persönliche Vorstellung als neue Führungskraft

Selbstverständlich starten Sie die ersten 100 Tage als Führungskraft mit einer persönlichen Vorstellung und mit erklärenden Worten zu Ihrer Rolle. Folgende Fragen sollten Sie in dieser Vorstellung beantworten:

• Person und Expertise
  • Wer bin ich?
  • Was habe ich vorher gemacht?
• Motivation
  • Warum bin ich hier?
  • Was hat mich gereizt, diese Verantwortung zu übernehmen?

Damit Sie als Mensch greifbarer werden, sollten Sie etwas zu sich und Ihrem Rollenverständnis sagen:

• Person und Rolle
  • Wie ticke ich als Mensch und als Führungskraft?
  • Was sind meine Stärken?
  • Welche Macken habe ich?
  • Was brauche ich, damit ich vertrauensvoll mit euch arbeiten kann?
  • Was sind Dinge, die ich nicht dulde?
  • Was verstehe ich unter meiner Rolle?
  • Welche Aufgaben gehören dazu?
  • Welche Aufgaben gehören nicht dazu?

Danach leiten Sie den Dialog ein und erfragen die Erwartungen Ihres Teams. Je nach Team kann es sein, dass die wirklich wichtigen Wünsche und Erwartungen nicht direkt geäußert werden. Gerade Teams, die bisher keine offene Kommunikationskultur gelebt haben, tun sich schwer damit. Haben Sie Geduld und fragen Sie immer wieder nach.

• Dialog einleiten / Erwartungen erfragen
  • Wie klingt das für euch?
  • Welche Fragen sind daraus entstanden?
  • Welche Erwartungen und Wünsche habt ihr an mich?
  • Was müsste ich aus eurer Sicht am dringendsten in den ersten 100 Tagen tun? Warum?
• Nächste Schritte
  • Worauf werde ich mich in den kommenden Tagen und Wochen konzentrieren?
  • Warum mache ich das?
  • Was wird ein nächster Meilenstein als Team sein (z.B. ein Workshop)?

Checkliste für den Einstieg als Führungskraft | Die Ist-Situation im Team verstehen

Kennenlernen des Teams und Bestandsaufnahme der Prozesse

Je nach Bereichsgröße sind die ersten 4-8 Wochen dazu gedacht, das Team, seine Mitglieder sowie die bestehenden Prozesse und Strukturen zu verstehen.

• Versuchen Sie in diesem Zeitraum wertfrei zu beobachten, und wahrzunehmen.
• Stellen Sie Verständnisfragen, hören Sie zu. Erfragen, Sie, warum Dinge gemacht werden, wie sie gemacht werden. Versuchen Sie, die Antwort stehen zu lassen und nicht mit einem: „…aber, das könnten wir viel einfacher gestalten.“, zu kontern.
• Lassen Sie sich Abläufe und Prozesse auf einem DIN-A4-Blatt skizzieren. Passen sie nicht auf ein A4-Blatt sind sie in der Regel zu komplex. Komplexität bedeutet immer Fehleranfälligkeit und das Risiko versteckter Kosten.
• Erfassen Sie die Kommunikation im Team. Wer spricht mit wem und wie? Wer spricht nicht? Warum? Mit wem wird kaum gesprochen? Mit welchen Auswirkungen?
• Sehen Sie die Teammitglieder als Individuen und in ihren jeweiligen Rollen sowie in der Interaktion untereinander.
• Nehmen Sie das Kooperations- und Kommunikationsverhalten zu den Schnittstellenbereichen wahr.

Checkliste für den Einstieg als Führungskraft | Vertrauen außerhalb des Teams aufbauen

Kennenlernen und Erwartungsmanagement der Kollegen

In dieser Phase geht es vor allem darum, die Kollegen gleicher Ebene kennenzulernen, zu verstehen, wie sie ticken und welche Erwartungen sie an Sie als Person, an Ihre Rolle und den Bereich haben, den Sie verantworten.

Was hat bisher in der Zusammenarbeit mit Ihrem Team gut funktioniert? Woran hat es gehakt? Was lässt sich verbessern?

Ziel sollte es sein, durch dieses Kennenlernen und durch die dann fortlaufende Interaktion Silodenken aufzubrechen und ein bereichsübergreifendes vertrauensvolles Arbeiten zu ermöglichen.

Checkliste für den Einstieg als Führungskraft | Als Team zusammenwachsen, Veränderungen vorbereiten

Teamworkshop durchführen

Den Abschluss des Kennenlernens und der Bestandsaufnahme sollte ein Teamworkshop (1,5 – 2 Tage) bilden. Folgende Leitfragen können Ihnen dabei helfen, den Teamworkshop zu konzipieren:

• Zielklarheit: Wo wollen wir hin?
• Welche Strukturen brauchen wir, um dorthin zu kommen?
• Woran können wir messen, dass wir das anvisierte Ziel erreicht haben?
• Was brauchen wir, um vertrauensvoll miteinander arbeiten zu können?
• Wie wollen wir im Team miteinander kommunizieren? 
• Welche gemeinsamen Termine (Meetings) brauchen wir für eine gute Kommunikation? Was ist Inhalt des jeweiligen Meetings? Wer sollte daran teilnehmen? Wie lange brauchen wir? Wann und in welchem Turnus sollte es stattfinden?
• Was brauchen wir von anderen Bereichen, damit wir produktiv arbeiten können und unsere Prozesse reibungslos funktionieren?
• Welche nächsten Schritte vereinbaren wir nach dem Workshop?

Die Agenda des Workshops sollte den Teilnehmenden vorher bekannt sein und sie sollten sich auch auf den Workshop vorbereiten. Dabei helfen folgende Leitfragen:

• Was kann und möchte ich zu unserem gemeinsamen Ziel beitragen?
• Wie gut kann ich das in meiner aktuellen Rolle schon?
  • Wie gut entspricht die Rolle meinen Stärken?
  • Welche meiner Aufgaben bereiten mir Freude?
  • Welchen Raum nehmen diese Aufgaben im Alltag ein?
  • Welche meiner Aufgaben bereiten mir keine Freude?
  • Warum nicht?
  • Wie viel Zeit beanspruchen die in meinem Alltag?

Im Ergebnis dieses Workshops sollte folgendes vorliegen:

• Es besteht Zielklarheit.
• Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die zentralen Prozesse sind klar definiert.
• Jeder im Team hat die Rolle, die zu ihm passt.
• Die Vertrauensbasis im Team und zu Ihnen als neue Führungskraft ist gestärkt.
• Es besteht Klarheit in Bezug auf die Kommunikations- und Meetingkultur.
• Verbesserungspotenzial bei den Schnittstellen ist visualisiert.
• Alle haben Klarheit in Bezug auf die nächsten Schritte.

Zusammenfassung

Die ersten 100 Tage in Ihrer Führungsrolle

Ziel der ersten 100 Tage ist es, eine Vertrauensbasis zu schaffen, die es Ihnen ermöglicht, konstruktiv und vertrauensvoll mit ihrem Team, Ihrem Vorgesetzten und den Kollegen auf gleicher Ebene zusammenzuarbeiten.

Dazu trägt bei, dass Sie sich nicht nur in Ihrer Rolle, sondern auch als Mensch zeigen und Erwartungen klar äußern bzw. erfassen.

Doch Transparenz und Klarheit braucht es nicht nur bei den Erwartungen, sondern auch bei den Zielen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozessen.

Dafür nehmen Sie sich 4-8 Wochen Zeit, um ein genaues Verständnis von ihrem Bereich, den handelnden Personen, Strukturen und Prozessen zu bekommen. Nach dieser Zeit können Sie damit beginnen, Veränderungen einzuleiten, so dass Sie nach 100 Tagen auch bereits Erfolge vorweisen, kommunizieren und feiern können.