Organisationsentwicklung | Mitarbeiterführung

Virtuelle Teams effektiv führen

Von Sabine Walter, Head of netzwerk managementberatung | coaching

Die Coronakrise hat viele Unternehmen über Nacht dazu gezwungen, klassische Arbeitsformen in virtuelle Strukturen und digitale Prozesse zu überführen, um so auch in Zeiten einschränkender Rahmenbedingungen handlungsfähig zu bleiben. Tools und Plattformen, die digitales Arbeiten ermöglichen, haben in vielen Unternehmen Akzeptanz gefunden und ermöglichen das Arbeiten von Zuhause. Jetzt geht es darum, die Führungswirksamkeit, Produktivität und den Teamspirit auch unter virtuellen Rahmenbedingungen zu erhalten. Wie gelingt das?

Virtuelle Teams effektiv führen – so gelingt’s.

Schritt 1: Identifikation mit Zielen und Aufgaben sicherstellen

Virtuelles Arbeiten birgt bei einigen Führungskräften die Sorge, Produktivität und Führungswirksamkeit zu verlieren. Werden die Mitarbeiter auch im Home-Office alles erledigen, was zu erledigen ist? Wie erreiche ich meine Mitarbeiter, wenn ich Ihnen neue Aufgaben übertragen oder Dinge abstimmen möchte? Wie stelle ich sicher, dass definierte Regelungen eingehalten werden? Was passiert, wenn die Mitarbeiter auf den Geschmack von Home-Office kommen und dieses auch nach der Krise einfordern?

Produktivität und Führungswirksamkeit hängen nicht per se von physischer Präsenz im Büro ab. Produktivität ist dann gegeben, wenn Mitarbeiter wie Führungskräfte sich mit den Zielen und Aufgaben identifizieren. Das tun sie eher, wenn sie an deren Definition mitwirken und einen Sinn in ihrem Tun sehen. Ich lade Sie daher ein, sich Zeit für eine Einschätzung Ihres Teams aus einer übergeordneten Perspektive zu nehmen:

• Wie stark identifizieren sie sich meine Mitarbeiter mit ihren Aufgaben?
• Welche Sinn sehen sie in ihrer Tätigkeit?
• Inwieweit stehen sie hinter den vereinbarten Zielen?
• Wie stark brennen sie für das, was sie tun?

Identifikation mit Zielsetzung und Aufgabe ist eine Grundvoraussetzung für intrinsisch motiviertes Verhalten – egal, ob man im Home-Office arbeitet oder im Büro. Und klar definierte Ziele, hinter denen Mitarbeiter stehen und für deren Erreichung sie sich engagieren, sind eine entscheidende Säule der Führungswirksamkeit.

Virtuelle Teams führen – so gelingt’s.

Schritt 2: Zielklarheit schärfen

Durch die aktuelle Situation haben sich in vielen Unternehmen Prioritäten verschoben und Ziele verändert. Damit alle im Team ein gemeinsames Verständnis davon haben, was bis wann erreicht werden soll, empfiehlt es sich, als Team und mit jedem Mitarbeiter einzeln Zeit in noch mehr Zielklarheit zu investieren. „Was genau (Ergebnis) muss bis wann in welcher Form vorliegen?“, ist die Schlüsselfrage dabei. „Was braucht es an Entscheidungen und von wem, damit das Ergebnis wie vereinbart erreicht werden kann?“, ist die zweite zentrale Frage, um die Mitarbeiter dann den Weg zum Ziel selbst gestalten zu lassen.

Virtuelle Teams führen – so gelingt’s.

Schritt 3: Vertrauensvorschuss gewähren

Auch wenn Vertrauen nichts ist, was auf Knopfdruck hergestellt werden kann, empfehle ich Ihnen, loszulassen und Ihren Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss zu gewähren. Das ist eine Investition, die sich auszahlt und die in den meisten Fällen dazu führt, dass das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter wächst.

Schauen Sie auf jeden Mitarbeiter individuell und überlegen Sie in einem ersten Schritt: „Wie viel Freiraum kann jeder aus meinem Team verantwortungsvoll füllen? Wie viele Leitplanken und Führung braucht jeder, um nicht überfordert zu sein?“ Erfahrungsgemäß wächst der Freiraum sukzessive, die „Leine“ wird länger.

Wenn Sie für sich ein klares Bild haben, besprechen Sie das mit jedem Mitarbeiter. Legen Sie gemeinsam fest, welche Rahmenbedingungen nötig sind, um gut arbeiten zu können. Dazu zählen vor allem Kommunikationsräume und -zeiten.

Virtuelle Teams führen – so gelingt’s.

Schritt 4: Klare Rahmenbedingungen schaffen

Damit virtuelle Teams produktiv sind und der Teamspirit erhalten bleibt, braucht es klare Regelungen zur Erreichbarkeit und eine regelmäßige und vertrauensvolle Kommunikation – 1-on-1 und im Team.

Eine regelmäßige Kommunikation schafft Transparenz. Transparenz trägt dazu bei, dass Vertrauen wächst. Daher ist es gerade bei mobilem Arbeiten wichtig, dass Kommunikationsräume wie ein Jour fixe oder regelmäßige 1-on-1 stattfinden.

Da viele Mitarbeiter durch die aktuellen Schul- und Kitaschließungen zuhause nicht ungestört und ungehindert arbeiten können, ist es wichtig, gemeinsame Kommunikationszeiten zu vereinbaren und gleichzeitig auch kommunikationsfreie Zeiten festzulegen. In diesen können Eltern beispielsweise, die Kindern beim Lernen unterstützen, mit ihnen spielen oder Haushaltsbeschäftigungen nachgehen.

Virtuelle Teams führen – so gelingt’s.

Schritt 5: kreativer Pragmatismus statt bewährter Perfektionismus

Ich erlebe viele Mitarbeiter und Führungskräfte, die trotz der einschränkenden Rahmenbedingungen vieles weiterentwickeln und gestalten wollen, um ihren Beitrag zum erfolgreichen Fortbestand des Unternehmens zu leisten.

Kreative Ideen sind gefragt, pragmatische Entscheidungen und die Offenheit, neue Wege zu gehen und Dinge auszuprobieren. Und da sich Ideen vor allem auch gut im Team weiterentwickeln lassen, braucht es regelmäßige Kommunikation miteinander.

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter aktiv auf, Hindernisse in den aktuellen Arbeitsprozessen wahrzunehmen und ihre Ideen einzubringen, wie es besser gehen kann. Hören Sie zu, diskutieren Sie, entscheiden Sie – pragmatisch. Im Zweifel justieren Sie nach.

Virtuelle Teams führen – so gelingt’s.

Schritt 6: Teamspirit aktiv fördern – Erfolge feiern

Die Schlüsselfrage, die es im Team zu lösen gilt und bei der Ideen willkommen sind, lautet: Wie können wir das Vertrauen im Team erhalten, auch wenn wir uns nicht alle täglich im Büro sehen?

Eine entscheidende Maßnahme dabei ist, die Kommunikation und den Wissenaustausch untereinander weiterhin zu gewährleisten, die gegenseitige Unterstützung sicherzustellen und vor allem einen Raum zu schaffen, in dem Konflikte auch über digitale Medien vertrauensvoll und offen angesprochen und konstruktiv gelöst werden können.

Noch wichtiger ist es aber aus unserer Sicht, über Erreichtes zu sprechen, das zu dokumentieren und Erfolge zu feiern. Es ist zwar nicht das gleiche, aber man kann auch per Videokonferenz miteinander anstoßen! Seien Sie kreativ.

Fazit: Virtuelle Teams führen

Das Führen virtueller Teams birgt viele Chancen. Nutzen Sie diese!

Die aktuelle Coronakrise verlangt allen viel ab. Sie legt schonungslos Schwachstellen in vielen Bereichen unserer Gesellschaft, nicht nur im Gesundheits- und Bildungssystem, frei. Die Krise fordert vor allem über Nacht ein, was in Unternehmen, Organisationen und unserer Gesellschaft überfällig ist:

• Mut, neue Wege zu gehen
• Pragmatische Entscheidungen
• Agilität und Kooperation
• Digitales Arbeiten
• Vertrauen ineinander und
• Führung

Bei aller Unsicherheit, bietet diese Krise auch die Chance Veränderungen zu beschleunigen, starre Strukturen, Denk- und Handlungsmuster aufzubrechen und ein Führungsvakuum zu schließen. Wir bekommen die Chance, new work flächendeckend zu leben, zu testen und weiterzuentwickeln. Egal, wie wir nach der Krise arbeiten werden, Führung braucht es immer. Jetzt ist unsere Chance, sie neu zu definieren und zu dem zu machen, was sie für Unternehmen, Organisationen und eine zukunftsfähige Gesellschaft ist: die Grundlage für Erfolg.

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