Virtuelle Teams zielgerichtet führen

Was sind Vor- und Nachteile virtueller Teams?

Teams, die remote an verschiedenen Standorten arbeiten, haben sowohl Vor- als auch Nachteile.

Vorteile virtueller Teams

• Unternehmen hat einen größeren Einzugsbereich für Mitarbeiter und ist nicht lokal gebunden
• Arbeitsmodelle und Arbeitszeiten können unter Umständen flexibler und gemäß individueller Bedürfnisse gestaltet werden

Nachteile virtueller Teams

• Natürliche Teamidentität gering
• Onboardingprozesse sind sorgfältiger zu planen
• Kommunikation „an der Kaffeemaschine“ entfällt, 1:1 und Team-Kommunikation ist zu planen
• Kennenlernen und Vertrauensaufbau muss bewusst erfolgen, da es weniger Präsenzkontakte gibt
• Konflikte können länger versteckt werden

Welche Grundlagen erfordert die Führung virtueller Teams?

Eine 2022 veröffentlichte Studie des Weizenbaum-Institutes bestätigt, dass die Produktivität in virtuell arbeitenden Teams zugenommen hat, wenn die Rahmenbedingungen entsprechend definiert sind. Welche sind das?

• Zielklarheit
• Identifikation mit Zielen und Rollen
• Regelmäßiges Feedback
• Offene, kontinuierliche Kommunikation
• Gemeinsame Teamzeit

Alle diese Rahmenbedingungen dienen sowohl dem produktiven Arbeiten als auch dem Aufbau und der Pflege der Teamidentität.

Lassen Sie mich jede dieser Grundlagen im Detail erläutern.

Zielklarheit herstellen

Je klarer die Ziele für das Team und seine Mitglieder sind, desto größer ist die Chance, dass diese erreicht werden. Ich empfehle, die Ziele gemeinsam mit dem Team zu definieren und sie in lang-, mittel- und kurzfristige Ziele zu unterteilen. Folgende Leitfragen helfen Ihnen bei diesem Prozess:

• Was wollen wir als Team bis Ende des Jahres erreicht haben?
• Welcher Meilenstein sollte in sechs Monaten erreicht sein?
• Was nehmen wir uns bis zum Ende des folgenden Quartals vor?

Identifikation mit Zielen und Rollen sicherstellen

Virtuelles Arbeiten birgt bei einigen Führungskräften die Sorge, Produktivität und Führungswirksamkeit zu verlieren. Werden die Mitarbeiter auch im Home-Office alles erledigen, was zu erledigen ist? Wie erreiche ich meine Mitarbeiter, wenn ich Ihnen neue Verantwortlichkeiten übertragen oder Dinge abstimmen möchte? Wie stelle ich sicher, dass definierte Regelungen eingehalten werden?

Produktivität und Führungswirksamkeit hängen nicht per se von physischer Präsenz im Büro ab. Produktivität ist gegeben, wenn Mitarbeiter wie Führungskräfte sich mit den Zielen und Rollen identifizieren. Das tun sie, wenn sie an deren Definition mitwirken und einen Sinn in ihrem Tun sehen. Ich lade Sie daher ein, sich Zeit für eine Einschätzung Ihres Teams aus einer übergeordneten Perspektive zu nehmen:

• Wie gut kennen Sie das Warum Ihrer Mitarbeiter?
• Inwieweit findet sich dieses Warum in den Rollen der Mitarbeiter wieder?
• Inwieweit stehen die Mitarbeiter hinter den definierten Zielsetzungen des Teams?

Identifikation mit Zielsetzung und Rolle ist eine Grundvoraussetzung für intrinsisch motiviertes Verhalten – egal, ob man im Home-Office arbeitet oder im Büro. Und klar definierte Ziele, hinter denen Mitarbeiter stehen und für deren Erreichung sie sich engagieren, sind eine entscheidende Säule der Führungswirksamkeit.

Regelmäßiges Feedback austauschen

Um den Fortschritt der Zielerreichung zu begleiten und das Engagement der Mitarbeiter wertzuschätzen, empfehle ich regelmäßiges Feedback. Idealerweise haben Sie mit jedem Mitarbeiter einen turnusmäßigen Jour fixe.

Offene, kontinuierliche Kommunikation ermöglichen

Damit virtuelle Teams produktiv sind und der Teamspirit erhalten bleibt, braucht es klare Regelungen zur Erreichbarkeit und eine regelmäßige und vertrauensvolle Kommunikation im Team.

Eine regelmäßige Kommunikation schafft Transparenz. Transparenz trägt dazu bei, dass Vertrauen wächst. Daher ist es gerade bei mobilem Arbeiten wichtig, dass Kommunikation regelmäßig, z.B. im Rahmen eines Team Jour fixe, stattfindet.

Falls Mitarbeiter das Home-Office nutzen, um Familie und Beruf besser vereinbaren zu können oder Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, ist es wichtig, dass die gemeinsamen Kommunikationszeiten in Zeitfenstern liegen, die für alle passen.

Gleichermaßen empfehle ich, kommunikationsfreie Zeiten festzulegen. In diesen können Eltern beispielsweise, die Kindern beim Lernen unterstützen, mit ihnen spielen oder Haushaltsbeschäftigungen nachgehen.

Präsenz-Teamzeit verbringen

Zusätzlich zur regelmäßigen Kommunikation sollten Sie als Team mehrmals im Jahr gemeinsam Zeit in Präsenz verbringen. Das kann ein gemeinsamer Workshop sein, ein Teambuilding oder eine Fortbildung.

Wie lässt sich ein vertrauensvolles Teamklima schaffen?

Natürlich zahlen die bereits genannten Rahmenbedingungen auf ein vertrauensvolles Teamklima ein. Zusätzlich haben sich drei Dinge bewährt:

• dem Team vertrauen
• wichtige Entscheidungen gemeinsam treffen
• Erfolge feiern

Dem Team vertrauen

Auch wenn Vertrauen nichts ist, was auf Knopfdruck hergestellt werden kann, empfehle ich Ihnen, loszulassen und Ihren Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss zu gewähren. Das ist eine Investition, die sich auszahlt und die in den meisten Fällen dazu führt, dass das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter wächst.

Schauen Sie auf jeden Mitarbeiter individuell und überlegen Sie in einem ersten Schritt: „Wie viel Freiraum kann jeder aus meinem Team verantwortungsvoll füllen? Wie viele Leitplanken und Führung braucht jeder, um nicht überfordert zu sein?“ Erfahrungsgemäß wächst der Freiraum sukzessive, die „Leine“ wird länger.

Wenn Sie für sich ein klares Bild haben, besprechen Sie das mit jedem Mitarbeiter. Legen Sie gemeinsam fest, welche Rahmenbedingungen nötig sind, um gut arbeiten zu können. Dazu zählen vor allem Kommunikationsräume und -zeiten.

Wichtige Entscheidungen gemeinsam treffen

Die Schlüsselfrage, die es im Team zu lösen gilt, lautet: Wie können wir das Vertrauen im Team erhalten, auch wenn wir uns nicht alle täglich im Büro sehen?

Besprechen Sie gemeinsam, was Sie als Team brauchen, um dieses Vertrauen zu erhalten.

In diesem Zusammenhang ist erfahrungsgemäß auch wichtig, dass Sie Entscheidungen, die wesentliche Aspekte ihrer Zusammenarbeit betreffen, gemeinsam treffen. Definieren Sie gemeinsam, wie Sie neue Teammitglieder gut integrieren. Wie stellen Sie den Wissensaustausch untereinander sicher? Wie gelingt eine gegenseitige Unterstützung? Und wie schaffen Sie es, Konflikte offen anzusprechen? Was braucht es, damit diese konstruktiv und zeitnah gelöst werden?

Erfolge feiern

Nach meiner Erfahrung, werden Erfolge viel zu selten gefeiert – vor allem in Teams, die sich nicht regelmäßig im Büro begegnen. Daher: Planen Sie das gemeinsame Feiern in Ihrem Teamalltag ein. Der Rahmen dafür darf kreativ sein.