Mehr Zeit für das Wesentliche: Strategisch führen

Warum Zeitmanagement-Tools nicht immer ausreichen

Trotz moderner Zeitmanagement-Tools und eines gut organisierten Sekretariats finden sich viele Geschäftsführer immer wieder in operativen Aufgaben gefangen. Warum? Oftmals liegt das Problem tiefer. Tools strukturieren zwar die Zeit, sie lösen aber nicht die Kernprobleme, wie:

• Falsche Prioritäten setzen: Dringende, aber unwichtige Aufgaben beanspruchen wertvolle Zeit. Eine Harvard Business Review-Studie zeigte, dass Manager bis zu 41 % ihrer Zeit für solche Aufgaben aufwenden.

• Reaktive Arbeitsweise: Untersuchungen von McKinsey zeigen, dass CEOs bis zu 60 % ihrer Zeit reaktiv verbringen – sie „löschen Brände“, anstatt strategisch vorzugehen.

• Blockierende Persönlichkeitsmuster: Die zentrale Ursache, warum Zeitmanagement-Tools nicht dauerhaft greifen, sind blockierende Persönlichkeitsmuster, die verhindern, zu vertrauen und loszulassen oder aber die den benötigten Zeitbedarf und die eigene Leistungsfähigkeit falsch einschätzen lassen.

Impulse: 

• Reservieren Sie feste Zeitfenster für strategisches Arbeiten im Kalender und schützen Sie diese vor äußeren Störungen. Bitten Sie Ihr Sekretariat um Unterstützung.
• Nutzen Sie die David Allen Methode „Getting things done“, um Aufgaben statt auf To Do Listen in Kalendereinträgen zu führen. Das gibt Ihnen einen Überblick, was Sie alles in der zur Verfügung stehenden Zeit schaffen können, was Sie abgeben oder absagen sollten.
• Nutzen Sie unser Executive Coaching, um ihre blockierenden Persönlichkeitsmuster zu lösen.

Vertrauen Sie Ihrem Team – delegieren Sie mehr.

Manche Geschäftsführer zögern, operative Aufgaben abzugeben, weil sie glauben, niemand könne es so gut wie sie selbst. Doch effektive Delegation ist der Schlüssel zu mehr Zeit für strategisches Arbeiten.

• Eine Studie von Mc Kinsey fand heraus, dass CEOs, die sich auf Delegation konzentrieren, 33 % mehr Umsatzwachstum erzielen.

Fragen an Sie: 

• Vertrauen Sie Ihrem Team genug, um operative Entscheidungen abzugeben? Falls nicht, könnte der nächste Schritt darin bestehen, in die Vertrauensbildung zu investieren.
• Sind Ziele und Entscheidungskompetenzen eindeutig definiert und kommuniziert? Wenn nicht, wären eine gemeinsame Zieldefinition sowie das Erstellen einer Entscheidungsmatrix erste Schritte.
• Hindert Sie Ihre Persönlichkeit daran, zu vertrauen? In diesem Fall bietet unser Geschäftsführercoaching den Rahmen, um diese Persönlichkeitsmuster nachhaltig zu lösen.

Schluss mit der ständigen Erreichbarkeit – Zeit für Fokusarbeit

Die ständige Erreichbarkeit ist ein weiterer Zeitfresser. Studien belegen, dass es im Schnitt 23 Minuten dauert, um nach einer Unterbrechung wieder in den Fokus zu kommen. Diese ständigen Störungen hindern Sie daran, sich auf ein für Sie wichtiges Thema zu konzentrieren und dieses bis zum Ende zu durchdenken.

Tipp: Schaffen Sie „Fokuszeit“, in denen Sie nicht gestört werden. Schalten Sie Benachrichtigungen aus und kommunizieren Sie Ihrem Team, dass Sie in dieser Zeit nicht verfügbar sind – außer für absolute Notfälle.

Vermeiden Sie das Gefühl der Unverzichtbarkeit

Viele Geschäftsführer glauben, sie müssten in jede Entscheidung involviert sein. Das Gefühl, unverzichtbar zu sein, führt jedoch dazu, dass sie in operativen Details gefangen bleiben.

Lösung: Nutzen Sie unser Geschäftsführercoaching, um das darunter liegende Persönlichkeitsmuster zu wandeln.

Erhöhen Sie Ihre Meetingproduktivität

Meetings sind in vielen Unternehmen ein echter Zeitfresser. Und es ist nicht ungewöhnlich, dass Geschäftsführer ihre Kalender mit Besprechungen überfrachten, die oft ineffizient sind. Studien zeigen, dass viele Meetings zu wenig konkrete Ergebnisse liefern und oft als zu lang oder unnötig angesehen werden.

Laut einer Studie des Harvard Business Review verbringen Manager durchschnittlich 23 Stunden pro Woche in Meetings, bei Geschäftsführern sind es sogar bis zu 90% ihrer Arbeitszeit. Viele der Meetings sind unproduktiv.

• Ineffizienz: Studien zeigen, dass 71 % der Führungskräfte Meetings als ineffizient ansehen. Gründe dafür sind mangelnde Struktur, unklare Ziele und überflüssige Teilnehmer.
• Zeitverschwendung: Laut einer Microsoft-Studie geben 69 % der Mitarbeiter an, dass Meetings Zeit verschwenden und sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten.

Impulse:

• Strukturierte Meetings: Reduzieren Sie die Anzahl und Dauer von Meetings. Setzen Sie klare Agenden und definieren Sie vorher Ziele.
• Bewusste Teilnehmerauswahl: Überlegen Sie, wen Sie benötigen, um die definierten Besprechungsziele zu erreichen. Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden sich vorbereiten. Dies erhöht die Effizienz und sorgt dafür, dass Entscheidungen schneller getroffen werden.
• Stehende Meetings: Studien zeigen, dass kurze Steh-Meetings die Effizienz steigern und oft in der Hälfte der Zeit abgeschlossen werden können.
• Moderation der Meetings: Moderieren Sie die Meetings aktiv. Nutzen Sie Steuerungsfragen wie: „Was braucht es noch, damit wir zu diesem Punkt eine Entscheidung treffen können?“
• Keine Meetings-Zonen: Blockieren Sie bestimmte Tage oder Zeiten in der Woche, an denen keine Meetings angesetzt werden. Dies schafft Raum für ungestörte, strategische Arbeit.

Besprechungen führen

Wie aus Zeitfressern produktive Besprechungen werden

Fazit: Ihre Zeit ist die wichtigste Ressource von Geschäftsführern

Zeit ist das wertvollste Gut eines Geschäftsführers. Ohne bewusste Abgrenzung, klare Priorisierung und Vertrauen ins Team besteht die Gefahr, dass die wirklich wichtigen, strategischen Aufgaben auf der Strecke bleiben. Nutzen Sie die in diesem Artikel vorgestellten Ansätze, um Ihre Zeit so zu managen, dass Sie mehr Raum für das Wesentliche haben.