Lass uns sprechen. Mitarbeitergespräche – Vorbereitung, Durchführung und Stolperfallen

Von Sabine Walter

Das Echo der Korken und Silvesterknaller ist verklungen. Das alte Jahr abgeschlossen, das neue Jahr kommt langsam in Schwung. In vielen Organisationen bedeutet das auch: Mitarbeitergespräche stehen an. Obwohl Mitarbeitergespräche ein zentrales Führungsinstrument sind, fristen sie doch in vielen Unternehmen ein stiefmütterliches Dasein. Hauptgrund Nummer 1: Gut geführte Mitarbeitergespräche erfordern Zeit. Wir gehen in diesem Artikel darauf ein, was zu einer guten Gesprächsvorbereitung gehört, wie Mitarbeitergespräche aufgebaut sein sollten; wir zeigen auf, welche Stolperfallen es gibt und wie Sie diese vermeiden können.

Der Nutzen von Mitarbeitergesprächen

Vorgesetzte, die sich in regelmäßigen Abständen Zeit für Mitarbeitergespräche und damit für ihre Mitarbeiter nehmen, zeigen Respekt für den jeweils Einzelnen und legen somit den Grundstein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Vorgesetzte, die eine wirkliche Dialogkultur leben, führen wöchentlich mit jedem Teammitglied einen 30-minütigen Jour Fixe durch. In diesen werden Ziele definiert, strukturiert Feedback gegeben, Zielerreichungen festgehalten und aktuelles besprochen.

Die Nutzenpotenziale einer solchen Dialogkultur sind vielfältig. Nachstehend seien einige genannt:

  • Grundlage für vertrauensvolles Miteinander
  • Erhöhte Arbeitseffektivität durch wiederkehrenden Zielfokus
  • Verbesserte Arbeitseffizienz durch regelmäßiges Feedback
  • Starke Reduktion der „Tür- und Angel-5-Minuten“
  • Informationstransparenz bei Chef und Mitarbeitern
  • Gutes Gefühl für die Stimmung im Team
  • Kontinuierliche Entwicklung der Mitarbeiter

Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

Eine gute Gesprächsvorbereitung besteht aus drei Säulen: der inhaltlichen Vorbereitung, der organisatorischen Vorbereitung, der mentalen Vorbereitung.

Die drei Säulen der Gesprächsvorbereitung

Inhaltliche Vorbereitung

Bevor Sie den Termin organisatorisch vorbereiten, sollten Sie sich zentrale inhaltliche Fragen stellen:

Gesprächsziel / erwünschtes Ergebnis (Was?)

Was möchte ich am Ende des Gespräches erreicht haben?

Nutzen / Sinn (Warum?)

Warum ist dieses Gesprächsergebnis wichtig? Was ist das Risiko für mich, wenn wir es nicht erreichen?

Ziel des Mitarbeiters

Welches Ziel verfolgt der Mitarbeiter?

Sicht des Mitarbeiters

Welche für das das erwünschte Ergebnis entscheidenden Fragen / Argumente / Einwände könnte der Mitarbeiter bringen?

Erfolgsfaktoren (Wie?)

Was wird entscheidend sein, um zu einem gemeinsamen / zu meinem erwünschten Ergebnis zu kommen?

Zeit

Wie viel Zeit brauchen wir, um dieses gemeinsame / erwünschte Ergebnis zu erreichen?

Zeitpunkt (Wann?)

Wie lange braucht der Mitarbeiter, um sich auf das Gespräch gut vorbereiten zu können?

Wann ist daher der frühestmögliche Zeitpunkt für dieses Gespräch?

Atmosphäre (Wie?)

Wo sollten wir das Gespräch führen, um das gemeinsame / erwünschte Ergebnis zu erreichen?

Was ist noch entscheidend, um eine unterstützende Gesprächsatmosphäre zu schaffen?

Organisatorische Vorbereitung

Einige Rahmenbedingungen für die organisatorische Vorbereitung ergeben sich aus den Antworten auf die inhaltlichen Fragen. Im Vorfeld einer entsprechenden Termineinladung ist noch die Frage: „Was sollte mein Mitarbeiter wissen, um pünktlich und vorbereitet zu unserem Gespräch zu kommen?“ entscheidend.

Mentale Vorbereitung

Neben der organisatorischen und inhaltlichen Vorbereitung des Gespräches ist es wichtig, dass Sie sich mental auf den Gesprächspartner einstellen. Dies ist vor allem dann entscheidend für ein Gespräch, wenn die Chemie zwischen Ihnen und dem Gesprächspartner nicht zu einhundert Prozent stimmt oder aber der Anlass des Gespräches ein kritischer ist.

Auch wenn es für Sie paradox klingen mag, gerade bei Kritik- oder bei Kündigungsgesprächen ist die Einstellung „Der andere ist Teil der Lösung“ entscheidend, um ein Gespräch auf Augenhöhe zu führen. 

Gerade wenn Ihr Gesprächspartner einen Fehler begangen hat, wird er sein Verhalten nur ändern und den Fehler zukünftig vermeiden, wenn er Teil der Lösung ist. Sehen Sie den Mitarbeiter aber als Teil des Problems, strahlen Sie dies aus und bekommen genau das, was sie nicht wollen, einen Mitarbeiter der weiterhin Teil des Problems ist.

Der amerikanische Wissenschaftler und Autor Dr. Joe Dispenza geht in seinen Büchern „Schöpfer der Wirklichkeit“ und „Ein neues Ich“ verständlich auf die Grundlagen der Quantenphysik ein und skizziert die Auswirkungen auf uns und das, was wir vom Leben bekommen. Energie reagiert immer auf zielgerichtete Aufmerksamkeit. Also, wenn sie den Mitarbeiter als Problem sehen, stärken Sie den problematischen Anteil des Mitarbeiters. Sehen Sie ihn als Teil der Lösung und verhalten sich auch entsprechend so, haben Sie gute Chancen, den Grundstein für eine Verhaltensänderung beim Mitarbeiter zu legen.

Durchführung von Mitarbeitergesprächen

Wie ein Mitarbeitergespräch aufgebaut werden kann und mit welchen Fragen Vorgesetzte durch ein solches Gespräch führen können, haben wir in unserem “Logbuch Mitarbeitergespräche” zusammengefasst. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Grundsätzlich gilt bei jedem Gespräch folgender Aufbau:

  • Tür- und Ohrenöffner
  • Gesprächsziel benennen
  • Mitarbeitersicht erfragen
  • Gedanklicher Check: Wie stark deckt sich die Mitarbeitersicht mit der eigenen Sicht?
  • Gemeinsamkeiten hervorheben, Unterschiede verständlich erklären
  • Lösung gemeinsam erarbeiten
  • Weiteres Vorgehen definieren
  • Verbindliche Vereinbarung treffen
  • Gespräch wertschätzend beenden

Stolperfallen bei Mitarbeitergesprächen

Bei dem Prozess der Planung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen gibt es einige Stolperfallen, die Sie vermeiden können:

Stolperfalle # 1: Zeitplanung vor inhaltlicher Planung

Die meisten Führungskräfte planen für Mitarbeitergespräche standardmäßig 60 Minuten ohne sich darüber Gedanken zu machen, was sie in dem Gespräch alles besprechen wollen und wie viel Zeit sie realistisch für dieses Gespräch brauchen. Das können Sie vermeiden, indem gilt: Erst das “was”. Dann das “wie.”.

Stolperfalle # 2: Überraschung für den Mitarbeiter

Wenn der Mitarbeiter und Sie sehr große Abweichungen haben, welche Ziele oder Aufgabenschwerpunkte definiert werden oder wie erbrachte Leistung bewertet wird, liegt in den meisten Fällen eine defizitäre Feedbackstruktur und unzureichende Kommunikation vor.

Grundsätzlich sollte es in den Mitarbeitergesprächen nicht zu großen Überraschungen kommen, da ein offener Informationsaustausch und eine konstruktive und regelmäßige Feedbackkultur einen ähnlichen Informationsstand sicherstellen.

Stolperfalle #3: Störungen

Es ist nicht nur peinlich, wenn das Handy klingelt, es ist auch respektlos. Daher ist es absolutes Muss für beide Gesprächspartner, dass Störungen durch Handy- oder Telefonklingeln, schnelles E-Mail-Checken oder das Schreiben von WhatsApps ausgeschlossen werden. Außerdem ist neben einer vertraulichen Atmosphäre auch sicherzustellen, dass andere Kollegen das Büro oder den Besprechungsraum nicht unaufgefordert betreten.

Stolperfalle #4: Weichgespülte und unkonkrete Botschaften

Kennen Sie die Situation? Sie mögen die Kollegin oder den Kollegen, haben ihm aber dennoch eine kritische Rückmeldung zu geben oder einen Wunsch abzulehnen? Und damit die Kollegen Ihnen das nicht krumm nehmen, nutzen Sie so viele Weichmacher, wie es nur geht.

In unserem Artikel “Eigentlich sollte man mal” haben wir dazu ausführlich geschrieben und geben konkrete Tipps für eine klare, verbindliche Sprache.

  • Ersetzen Sie das Wort “würde” durch “werde”.
  • Nutzen Sie für eine höfliche Kommunikation “bitte” und “danke” statt “eigentlich” und “vielleicht”.
  • Benennen Sie klare Verantwortlichkeiten wie “du”, “wir” oder den Namen und sprechen Sie die Verantwortlichen direkt an. Das erspart das Wort “man”.
  • Kommunizieren Sie konkrete Termine bis zu denen Dinge erledigt werden sollen.

Ferner hilft es, wenn Sie konkrete Beispiele nutzen, um Gesagtes zu untermauern. Gerade, wenn es bei Mitarbeitergesprächen darum geht, Leistungen zu bewerten, hilft es, wenn Sie sich unterjährig Notizen machen, die Sie in dem Jahresgespräch nutzen können.

Stolperfalle #5: Im Affekt und unter Hormoneinfluss sprechen

In dieses Fettnäpfchen können Sie vor allem bei Kritikgesprächen treten. Daher gilt die Faustregel: Nie das Gespräch im Affekt suchen, sondern eine Nacht drüber schlafen. Das hilft Ihnen, die Situation mit Abstand zu analysieren, Fakten niederzuschreiben und den anderen als Teil der Lösung zu betrachten.

Außerdem haben sich über Nacht Ihre Stresshormone abgebaut. Ihr Gehirn liegt nicht mehr im hormonellen Nebel. Dadurch können Sie auch auf Fähigkeiten zugreifen, die außerhalb unserer drei Ur-Instinkte – Angriff, tot stellen, Flucht – liegen. Das sichert Ihnen die Professionalität als Führungskraft und trägt maßgeblich mit zu einer konstruktiven Gesprächsatmosphäre bei.

Tipp: Versuchen Sie eine Eigenschaft zu finden, die Sie an diesem Mitarbeiter wirklich schätzen. Dies erleichtert Ihnen die Haltung „Der Mitarbeiter ist Teil der Lösung“.

Fazit: Mitarbeitergespräche sind ein zentrales Führungsinstrument

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Führungsinstrument. Sie bieten – gut geführt – den vertrauensvollen Rahmen für eine regelmäßige Kommunikation auf Augenhöhe.

Egal, wie das Unternehmen organisiert ist und nach welchem Stil es geführt wird, Kommunikation miteinander ist essenziell diese Kommunikation ist wichtig, um unternehmerisch erfolgreich zu sein. Warum? Regelmäßige ehrliche Kommunikation

  • schafft Transparenz und damit Vertrauen
  • ist wertschätzend
  • bringt unterschiedliche Perspektiven zusammen und liefert dadurch Impulse
  • gibt Raum für Feedback und ermöglicht so eine Weiterentwicklung

Daher, liebe Führungkräfte, nutzen Sie dieses wertvolle Instrument. Sehen Sie Mitarbeitergespräche nicht als Zeitfresser oder notwendiges Übel, sondern als Chance für eine echte Dialogkultur und die Grundlage einer produktiven und vertrauensvollen Zusammenarbeit.

Wenn Sie die Art und Weise, wie Sie Mitarbeitergespräche vorbereiten und durchführen weiterentwickeln möchten, sprechen Sie uns gern an. Wir bieten -Ihnen ein persönliches Coaching.

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