Leadership | Besprechungstechnik

Meeting per Mausklick. Telefon- und Videokonferenzen ergebnisorientiert führen.

von Sabine Walter

Corona erfordert es mehr als zuvor. Das, was vorher ein Marathon aufeinander folgender Besprechungen war, ist es jetzt auch. Ein Meetingmarathon – nur digital. An sich bergen Telefon- und Videokonferenzen die Chance, schneller auf den Punkt zu kommen. Voraussetzung dafür ist, dass sie richtig geführt werden. Nachstehend einige Tipps dazu.

Vorbereitung

Grundlagen produktiver Besprechungen

Die inhaltliche Vorbereitung von Besprechungen – Präsenzbesprechungen und digitalen Besprechungen – sind gleich. Folgende Fragen helfen dabei:

  • Welches Ergebnis möchte ich am Ende der Besprechung vorliegen haben?
  • Wen brauche ich dafür?
  • Wie lange brauchen wir dafür?
  • Was brauchen die Teilnehmer vorab, um gut vorbereitet in die Besprechung zu kommen und mich bei der Erreichung meines Ergebnisses zu unterstützen?

Termineinladungen sollten die Informationen und Dokumente enthalten, die die Eingeladenen brauchen, um sich auf den Termin vorzubereiten und Sie bei der Erreichung des erwünschten Ergebnisses zu unterstützen. Teil der Einladung sollten sein:

  • Thema und das erwünschte Ergebnis
  • Zeitrahmen und den Link zum virtuellen Besprechungsraum, ggf. das Passwort
  • Agenda
  • Zeit pro Agendapunkt mit Verantwortlichem

Formulieren Sie die Agendapunkte in Form offener Fragen, wie z.B. “Wie gelingt es uns, aus der aktuellen Situation zu lernen?”, “Was müssen wir tun, um das Projekt dennoch im Zeitplan abzuschließen?”. Dann denkt das Unterbewusstsein der Teilnehmer bereits über Antworten nach, auch wenn die Teilnehmer sich nicht aktiv auf die Besprechung vorbereiten.

Vorbereitung

Weniger ist Mehr – bei den Teilnehmern und der Zeit

Die Komplexität von Besprechungen und die damit einhergebende Schwierigkeit der Steuerung – egal ob Präsenzmeetings oder digitalen Besprechungen – hängt im Wesentlichen von der Teilnehmerzahl ab. Damit Sie auch bei Besprechungen über digitale Plattformen die Führung behalten und alle Teilnehmer, zu Wort kommen können, sollten Sie noch mehr darauf achten, nur die für das Besprechungsziel absolut notwendigen Teilnehmer einzuladen.

Beim zeitlichen Rahmen von virtuellen Besprechungen sollten Sie 90 Minuten nicht überschreiten – 2 Stunden am Stück sind das absolute Maximum. Sie sind nur produktiv mit einem Teilnehmerkreis von 3-4 Personen.

Ich empfehle Ihnen, Ihre inhaltliche Agenda in einzelne Tagesordnungspunkte einzuteilen und mehrere kurze Meetings durchzuführen – z.B. eines pro Tagesordnungspunkt- als zu versuchen, in einem langen Meeting alles auf einmal zu klären.

Durchführung

Mit klarer Führung zum Ergebnis lenken

“Wer fragt, der führt”, dieses Sprichwort ist bei der Führung von Video- und Telefonkonferenzen Programm. Offene Fragen wie beispielsweise: “Was? Was genau?” Bis wann? Durch wen? Wie?” eröffnen eine Diskussion. Die Antworten auf diese Fragen liefern Informationen. Alternativfragen grenzen den Antwortspielraum ein und führen zu einem Ergebnis hin. “Sollten wir uns für Weg A oder B entscheiden?” “Brauchst du bis Freitag eine Entscheidung oder reicht es dir bis zum Anfang kommender Woche?” Bei den Alternativfragen sollten Sie die Variante ans Ende Ihrer Frage stellen, die Sie präferieren. Die geschlossenen Fragen bestätigen die Entscheidung. “Können wir so verbleiben?” “Bist du damit einverstanden?” Auf geschlossene Fragen kann mit “ja” oder “nein” geantwortet werden. Daher sollten Sie am Ende einer Besprechung oder eines Tagesordnungspunktes stehen, von allen eine klare Aussage zu dem erreichten Ergebnis zu erhalten.

Wichtig bei virtuellen Meetings ist es, dass Sie die Personen, denen Sie Redezeit geben möchten, mit Namen ansprechen.

Der Name ihres Gesprächspartners hilft Ihnen auch dabei, einen Vielredner zu unterbrechen oder zum roten Faden zurückzuführen, wenn dieser verlassen wurde. Nach dem Namen ihres Gesprächspartners wiederholen Sie seine Kernaussage mit eigenen Worten und führen dann weiter. Ein Beispiel: “Frank, dir ist wichtig, dass wir bis zum Ende der Woche klären (Paraphrase des Gesagten) ….. Was brauchen wir denn aus der Sicht der anderen noch dafür? (Weiterführen und für andere öffnen).

Zwischenzusammenfassungen sind bei allen Besprechungen sehr wichtig. Bei virtuellen Meetings gewinnen Sie noch mal mehr an Bedeutung. Sie helfen, die Besprechung zu gliedern und Zwischenergebnisse festzuhalten. Die Zwischenzusammenfassungen können Sie als Ergebnisprotokoll direkt in einem Dokument festhalten und Ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen. So ist sichergestellt, dass keine Informationen verloren gehen. Das Ergebnisprotokoll der gesamten Besprechung können Sie direkt nach deren Ende per E-Mail verschicken oder in einem definierten Ordner ablegen.

Besprechungen und Pausen planen

Zwischen den verschiedenen digitalen Besprechungen ist es wichtig, Pausen einzuplanen. Ich empfehle 10 – 20 Minuten – je nach Länge der Besprechungen, die stattfinden. Diese Pausen sollte sich jeder, der eine Besprechungseinladung erhält pro aktiv in seinem eigenen Kalender vor und nach einem Meeting eintragen.

Damit jeder Teilnehmer eine Chance hat, pünktlich zu sein, empfiehlt sich in der Besprechungskultur eines Unternehmens folgendes zu beachten:

  • Besprechungen beginnen und enden pünktlich
  • Besprechungen starten immer zur vollen oder halben Stunde
  • Besprechungen enden immer Viertel vor oder Viertel nach der vollen Stunde

So wird automatisch vermieden, dass Termin an Termin grenzt.

Fazit

Virtuelle Meetings erfordern noch mehr Disziplin und Führung, um produktiv zu sein

Die meisten Regeln erfolgreicher Besprechungstechnik gelten für Präsenzmeetings gleichermaßen wie für Besprechungen über digitale Medien. Dennoch gibt es einige Dinge, die noch stärker zu beachten sind:

  • weniger Teilnehmer
  • abgespeckte Agenda
  • kürzere Meetingdauer mit geplanten Pausen zwischen Meetings
  • starkes Führung über Fragen gekoppelt mit direkter Ansprache per Namen
  • Paraphrasieren der Redebeiträge
  • Mehr Zwischenzusammenfassungen in Verbindung mit direkter Protokollierung

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